Assistant de direction F/H

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DATE DE PUBLICATION02/04/2024 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
02/06/2024

Poste

Vous êtes organisé et vous savez vous adapter aux situations ? Vous recherchez un équilibre vie privée/vie professionnelle et vous avez envie de travailler dans un environnement stimulant au cœur de l’écosystème de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation, au sein d’une équipe soudée, bienveillante et pleinement engagée au service de la communauté de Sorbonne Université. Rejoignez la direction des affaires juridiques et institutionnelles de l’université !

Fonctions : Assistant ou assistante de direction

Emploi-type : Technicien en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

CDD de 6 mois, à temps non complet (70% et 24H30)

Mission :

Placé(e) sous l’autorité du responsable du Pôle vie institutionnelle de la Direction des affaires juridiques et institutionnelles, l’assistant ou l’assistante de direction est en charge de l’appui au secrétariat administratif des conseils et comités gérés par le Pôle.

Pour réaliser ses missions, la titulaire ou le titulaire du poste interagit régulièrement avec les chargés d’affaires institutionnelles du Pôle et les directions métier, afin de garantir la coordination, le suivi et la sécurisation des instances.

Les missions se déroulent sur trois jours par semaine.

Activités principales :

  • Préparation des dossiers papiers des instances  ;
  • Réservation des salles pour les réunions des instances ;
  • Actualisation des tableaux de suivi d’activités du Pôle vie institutionnelle;
  • Gestion de l’archivage électronique sur le réseau du Pôle Vie institutionnelle;
  • Autres missions ponctuelles d’assistanat de direction en fonction des urgences (ex. Suivi des parapheurs).

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice :

Disponibilité lors des réunions des instances et des élections de Sorbonne Université.

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Connaissance générale des procédures administratives
  • Connaissance des techniques de secrétariat
  • Connaissances en archivage de documents, notamment l’archivage électronique ;
  • Maîtrise de l'environnement informatique.

Savoir-faire :

  • Savoir planifier les activités et échéances ;
  • Sens de l'organisation ;
  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie ;
  • Rechercher l'information, la vérifier et la classer.

Savoir-être :

  • Excellent relationnel, notamment maîtrise de soi ;
  • Sens du travail en équipe ;
  • Autonomie, discernement et sens des initiatives ;
  • Capacité d'adaptation ;
  • Réactivité et disponibilité ;
  • Discrétion et rigueur professionnelles.

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Services Centraux Universitaires

Localisation (Direction/service) : Campus Pierre et Marie Curie. Direction des affaires juridiques et institutionnelles. 4 place Jussieu, Tour Zamansky, Paris 75005

FONCTION DU RESPONSABLE DIRECT : adjoint à la directrice, responsable du Pôle Vie institutionnelle

La DAJI apporte son expertise juridique auprès de la présidence, des composantes et directions tant dans la rédaction de leurs statuts, règlements intérieurs et conventions, que dans la résolution de situations complexes.

Elle représente l’établissement devant les juridictions et assure le bon fonctionnement des sections disciplinaires.

Elle participe directement à la vie institutionnelle de l’université, en pilotant les élections aux instances et conseils de l’établissement, en coordonnant l’ensemble de ses instances (Conseil d’administration, Conseil académique, Commission de la Formation et de la Vie Universitaire, Commission de la Recherche, Comité Social d’administration et sa Formation spécialisée) et en assurant le secrétariat et l’organisation des instances disciplinaires.

Elle est organisée en deux pôles (affaires juridiques et vie institutionnelle) et sa directrice encadre 12 personnes : 8 A – 4B.

Informations employeur

Afficher les informations

CDD de 6 mois, à temps non complet (70% et 24H30).

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence : DAJIVAC) en cliquant sur le bouton Postuler

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Assistant de direction F/H

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