Assistant de direction F/H

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DATE DE PUBLICATION16/05/2024 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
16/07/2024

Poste

CDD d’un an, renouvelable.

Libellé de Fonctions : Assistant-e de Direction

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation                             

BAP : J

Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative     

Mission :
Au sein de la direction de la recherche et de l’innovation (DR&I), l’assistant-e de direction est affecté(e) au bureau du budget et des ressources humaines de la structure :

  • Assister le directeur de la DR&I afin d'optimiser la gestion de son activité
  • Assurer l’assistance technique, logistique et administrative de la direction
  • Contribuer aux activités de coordination et de communication.

Activités principales :

  • Organiser les rendez-vous, le planning du directeur et filtrer les appels/accueils physiques
  • Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
  • Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications
  • Suivre les achats par carte et respect des plafonds de dépenses
  • Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais…
  • Préparer et organiser des réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, commandes des traiteurs, ...
  • Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures

Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes :

  • Participer à la diffusion de l’information concernant les projets en interne et en externe
  • Assurer l’interface avec les autres services administratifs
  • Rédiger des courriers, des comptes rendus, des notes ...
  • Mettre à jour des pages web et des documents de la recherche
  • Mettre en place des conventions de stage, suivi des paiements des gratifications et des absences
  • Archiver des documents

Outils spécifiques à l’activité

  • Sifac, Smartdata

Encadrement : NON

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Bonne connaissance des techniques de secrétariat
  • Utilisation des techniques de classement et d’archivage
  • Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique

Savoir-faire requis :

  • Capacité à concevoir une organisation des dossiers ; savoir trier et classer les informations
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes
  • Capacité à proposer des améliorations des procédures

Savoir-faire :

  • Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
  • Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP
  • Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir-faire transversaux :

  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

  • Autonomie, méthode et rigueur
  • Sens de l’organisation et de la coordination
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Disponibilité, discrétion et confidentialité
  • Sens du contact et des relations humaines
  • Polyvalence et capacité d’adaptation

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Labellisée Idex et Pôle Universitaire d’Innovation (PUI), Sorbonne Université s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle. Elle promeut la diversité, l’interdisciplinarité, l’innovation et l’ouverture sur le monde.

Déployant ses formations auprès sa communauté étudiante de 52 000 membres dont 4 000 doctorantes et doctorants et plus de 10 000 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 400 personnels d'enseignement et de recherche dont 3 000 personnels administratifs et techniques. Son budget est de 795 M€.

Située principalement au cœur de Paris, Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui mettent en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance interfacultaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Présentation de la direction :

La direction de la recherche et de l’innovation (DR&I) est responsable de la mise en œuvre de la politique de recherche et d’innovation de l’université et participe à son élaboration de cette politique en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses.

Présentation du service :

Au sein de la DR&I, le Département de soutien aux politiques de recherche a en charge le suivi et l’analyse des activités de recherche, des accords institutionnels de l’université, et la gestion et l’animation des programmes transfacultaires et notamment les instituts et initiatives pluridisciplinaires. Il assure également le fonctionnement général de la direction : recrutements, suivi et évolution de ses personnels, élaboration et réalisation de son budget

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu, 75005 Paris

Informations employeur

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CDD d’un an, renouvelable.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence SC10)

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