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Assistant de Direction F/H
| DATE DE PUBLICATION | 17/09/2024 | TYPE DE CONTRAT | Contractuel, CDD | |
| RECRUTEUR | VILLE DE COLOMIERS | CATÉGORIE | C | |
| LIEUX DE TRAVAIL |
Haute-Garonne | SALAIRE |
Non communiqué | |
| VALABLE JUSQU'AU |
23/10/2024 |
Poste
LA VILLE DE COLOMIERS (40 627 habitants)
RECHERCHE EN INTERNE/EXTERNE
UN.E ASSISTANT.E DE DIRECTION
CDD DE 6 MOIS
Animée par un projet environnemental ambitieux et avec l’arrivée prochaine de deux stations de métro, la ville recherche un.e assistante.e de direction pour sa Direction Générale.
Collaborateur.rice direct.e du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe des Services, il.elle est chargé.e d’assurer leur secrétariat et de les assister dans la gestion et l’organisation administrative de la Direction Générale afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
Il.elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la collectivité. Il.elle évolue au sein d’un périmètre certifié Qualivilles et contribue, dans le cadre de ses missions, à la tenue des différents engagements du référentiel.
ACTIVITÉS
Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels téléphoniques
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Renseigner les interlocuteurs, agents, élus et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Organisation et planification de l’activité
- Organiser et planifier les réunions
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Préparer les outils nécessaires aux réunions avec les partenaires ou les élus
- Gérer les parapheurs et le courrier
- Gérer le fond documentaire nécessaire à l’information du pôle
- Répartir les documents auprès des membres du pôle et auprès des autres pôles et institutions
- Planifier et organiser l’agenda du responsable, des responsables adjoints (réservation de salle, de véhicule, invitations)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers émanant de la Direction
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Rédiger des bordereaux d’envoi
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Préparer les dossiers et supports de réunions
- Gérer les synthèses de réunion sur la base de prises de notes (mise en forme, enregistrement, envoi)
Tri, classement et archivage de documents
- Classer, trier, organiser les documents internes
- Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents
- Réceptionner le courrier, le trier, le classer par ordre de priorité afin de le présenter à sa direction
Gestion Pool véhicules
Gestion du courrier
- Gestion et suivi des dossiers réclamations dans le cadre du label QualivilleS
- Lecture et diffusion quotidiennes de l’ensemble du courrier Mairie avec la maitrise des circuits et des procédures administratives
Profil
Baccalauréat dans le domaine administratif ou secrétariat et expérience significative
Compétences attendues :
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance des règles d’expression orale et écrite
- Connaissance des règles de grammaire et d’orthographe
- Technique de veille réglementaire et juridique
- Maîtrise de l’outil informatique
Savoir-être attendus :
- Sens de l’organisation, de la planification du travail
- Sens de l’écoute et discrétion professionnelle
- Sens du travail en équipe
- Adaptabilité et disponibilité
- Force de proposition
- Contrat à durée déterminée d’une durée de 6 mois
- Poste à pourvoir dès que possible
- Lieu de travail : Hôtel de Ville, 1 place Alex Raymond, Colomiers
- Temps complet : 37h30 hebdomadaire (15 jours de RTT)
- Rémunération : statutaire + RIFSEEP
- Participation employeur garantie maintien de salaire
- Accès à un restaurant administratif (participation employeur)
- Transport : remboursement à 75% du titre de transport
Employeur
Située à l'ouest de Toulouse, à 10 minutes de la capitale régionale et de l'Aéroport International de Toulouse-Blagnac, Colomiers bénéficie d'une situation géographique déterminante et de la proximité du plus important pôle économique et industriel de la métropole toulousaine.
Informations employeur
Candidatez en transmettant votre CV via le bouton POSTULER avant le 22/09/2024, à l’attention de Mme Le Maire de la Ville de Colomiers.
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Monsieur Fabrice COSTES, Directeur Général des Services au 05.61.15.22.60 ou [email protected]
Dans le cadre de sa charte d’accueil et d’intégration des travailleurs handicapés, la Ville de Colomiers a signé une convention avec le fonds d’insertion des personnes en situation de handicap afin de favoriser le maintien dans l’emploi et le recrutement.
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