Assistant de direction F/H (réf.FDL14)

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DATE DE PUBLICATION20/02/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir aux sein des Services Centraux Universitaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Localisation :  Campus Pierre et Marie Curie
4 place Jussieu - 75005 Paris

Présentation de la Direction :
La Direction Patrimoine et Logistique (DPL) met en œuvre les stratégies immobilière, d’exploitation et de valorisation du parc immobilier de Sorbonne Université.

La DPL est organisée en une direction et 6 services :

  • Service de maîtrise d’ouvrage : chargé de la conduite des études et des opérations de travaux complexe
  • Service de pilotage de l’exploitation des campus et du développement durable : chargé de concevoir et de définir la politique et le plan d’exploitation et de maintenance du patrimoine immobilier, incluant les plans sûreté et sécurité incendie. Il pilote également les actions, se rapportant au parc immobilier, issues de la charte du développement durable de l’établissement
  • Service de pilotage de l’information patrimoniale : chargé du développement et de l’exploitation du système d’information patrimoniale de Sorbonne Université
  • Service budget des investissements immobiliers et assistance administrative : chargé de l’élaboration et du suivi d’exécution du plan pluriannuel d’investissement. Il appuie le SMO dans l’élaboration des marchés de travaux autorisés par la délégation de signature du DPL
  • Service budget-finance : chargé de l’élaboration et du suivi d’exécution des budgets de fonctionnement et d’investissement de la DPL et du budget de restauration administrative de l’établissement. Il appuie le SED dans le suivi budgétaire des dépenses de campus
  • Service événementiel et de promotion des espaces : chargé du pilotage de la politique événementielle de l’établissement, de la conduite de la promotion des espaces de Sorbonne Université, de la location et de l'exploitation des espaces d'intérêt universitaire.

Poste

Fonctions : Assistant de direction F/H
Catégorie : B

Activités principales :

  • Assistanat : gestion de l’agenda du directeur, organisation de réunions, rédactions de compte-rendus et de documents divers, suivi des dossiers en cours de la direction, rôle d’interface et de médiation ; récupération et enregistrement du courrier arrivé et départ ;
  • Conduite de projets : prise en charge de projets techniques et/ou transverses au profit des services ou de la direction ;
  • Relais RH pour la direction : suivi des campagnes des entretiens professionnels, liste d’aptitude, CET, recensement et suivi des demandes de formation (Sécurité incendie, habilitations électriques, PSC1, …) ; suivi des congés et absences des personnels ;
  • Pilotage de la convention relative à la répartition des charges communes liées à la co-occupation du site Curie (6 cosignataires) ;
  • Point de contact DSI de la direction pour toute question liée à la téléphonie fixe ou à des problématiques informatiques ; suivi de l’application d’aide à la gestion des congés GABS ;
  • Communication interne : relais des informations pour le bon fonctionnement du service, publication sur le site intranet des actualités de la direction et mise à jour des coordonnées et procédures de la direction ;
  • Correspondant-e Archives
  • Soutien SIFAC.

Encadrement : Non

Profil

Savoirs :

  • Connaître le fonctionnement et l’organisation des universités ;
  • Maîtriser l’outil informatique et les logiciels bureautiques ;
  • Avoir une connaissance générale des métiers de la logistique, tant dans leurs aspects techniques que dans leur dimension humaine ;
  • Avoir un niveau d’anglais courant.

Savoir-faire :

  • Être capable de :
    - s'adapter à différents contextes
    - passer d’une thématique à une autre dans un laps de temps très court
    - travailler en équipe ;
  • Avoir un esprit d'analyse et de synthèse ;
  • Être autonome ;
  • Faire preuve d’initiative ;
  • Être rapide dans l’exécution des tâches ;
  • Disposer d’une aisance rédactionnelle ;
  • Avoir le sens de l'organisation et savoir gérer les priorités ;
  • Respecter la confidentialité de certains dossiers.

Savoir-être :

  • Avoir le sens du relationnel ;
  • Être réactive et force de proposition ;
  • Être ponctuel(le), rigoureux(se) et disponible.

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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Assistant de direction F/H (réf.FDL14)

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