Assistant de Direction F/H (réf. FDLM6)

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DATE DE PUBLICATION 14/05/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté de Médecine • http://medecine.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction : La Direction de la Formation en Santé est un service créé à la faculté de médecine dans le cadre de la nouvelle université Sorbonne Université. Ce service gère près de 40 agents.

Présentation du service : La Direction de la Formation en Santé gère cinq scolarités : PACES, 2ème cycle, 3ème cycle des études de médecine, enseignements paramédicaux et le Master santé, un service d’appui à la pédagogie, un service dédié au système d’information étudiant, un service de la vie étudiante et un service de la formation continue.

Localisation :
Faculté de Médecine
Sorbonne Université
91 boulevard de l’Hôpital
75013 PARIS

 

Poste

Fonctions : Assistant de Direction F/H
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne de recherche et formation
BAP : J

Mission :
Assister la Directrice de la Formation en Santé dans l'exercice de ses fonctions.
Apporter une aide permanente et réactive à la Directrice.

Activités principales :

  • Garantir le fonctionnement efficace de la direction et contribuer à l'organisation de la vie interne, en se positionnant en ressource et conseil sur les usages et procédures en cours
  • Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
  • Suivre l'évolution technique et réglementaire du domaine d'intervention
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
  • Gérer les agendas et contrôler les échéances
  • Organiser des réunions de travail et établir des comptes rendus
  • Contrôler les courriers et divers documents avant la signature de la Directrice.
Conditions particulières d'exercice :
Amplitude horaire variable (réunion,…).
Contraintes des congés liées aux échéances du calendrier universitaire à respecter.

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de l’université Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

  • Maîtrise des outils informatiques (bureautique, messagerie électronique, internet)
  • Appliquer les règles et les procédures de gestion administrative
  • Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
  • Autonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant sur le plan pédagogique que règlementaire
  • Respecter la confidentialité
  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Savoir prioriser les urgences

Savoir être :

  • Bon relationnel et sens du travail en équipe
  • Autonomie, rigueur
  • Disponibilité et réactivité
  • Sens de l’analyse et force de proposition
  • Adaptabilité et autonomie
  • Organisation et rigueur
  • Sens du service public
  • Confidentialité
  • Polyvalence et capacité d’adaptation