Assistant de Direction F/H (réf.FDLP)

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DATE DE PUBLICATION 13/05/2019   TYPE DE CONTRAT CDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE B, C
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Poste

Fonctions : Assistant(e) de direction
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J
Emploi-type : [Referens] J4C42 – Technicien(ne) en gestion administrative

Activités principales :
Placé(e) au sein du secrétariat de la Présidence sous l'autorité de la Chef de cabinet de Sorbonne Université, l'assistant(e) de direction a pour mission d'assister l'équipe présidentielle dans l'exécution de ses activités et d'en optimiser la gestion.

Il/elle assure le secrétariat des Vice-président(e)s et à ce titre exerce les activités principales suivantes :
- Gestion des agendas
- Accueil téléphonique
- Accueil et orientation des visiteurs,
- Organisation des rendez-vous, réunions, déplacements en France et à l'étranger
- Suivi des demandes,
- Préparation de dossiers en vue des réunions,
- Rédaction de courriers
- Archivage,
- Gestion de la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture…)
- Préparation et/ou soutien administratif et logistique d'évènements

Conduite de projets : Non
Encadrement : Non

Profil

Connaissances requises :
- Connaissance générale des procédures administratives
- Connaissance des techniques de secrétariat

Savoir-faire :
- Savoir organiser et planifier ses activités
- Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance
- Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'information écrite ou orale
- Connaître l'environnement bureautique et maîtriser les logiciels bureautiques
- Proposer des modes d'organisation, de fonctionnement, de simplification et de classement

Savoir-être :
- Excellent relationnel
- Organisation
- Rigueur
- Réactivité
- Disponibilité
- Discrétion
- Autonomie
- Sens du travail en équipe