ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

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DATE DE PUBLICATION20/05/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURVILLE DE BEZIERS CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
BEZIERS
 SALAIRE
De 20 000€ à 30 000€

Employeur

Le Cabinet de M. le Maire de Béziers recherche un assistant de direction (H/F) à temps complet.

Rattaché au Directeur de Cabinet du Maire et placé sous la responsabilité directe du chef de service administratif et financier au sein du Cabinet de M. le Maire, vous apporterez une aide permanente à votre service, en termes de gestion, de communication, d’informations, d’accueil, de classement, de traitement et suivi de dossiers.

Vous serez garant de l’image de la collectivité qui vous emploie.

Poste

  • Organisation des activités professionnelles du cadre ou de l’élu :

- organiser l’agenda, prévoir des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou de l’élu

- transmettre des messages, rechercher et transmettre des informations

- organiser les déplacements du cadre ou de l’élu

- gérer le courrier

 

  • Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique :

    - prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

    - réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

    - organiser le classement et l’archivage de dossiers

     

  • Suivi des projets et activités de la direction :

    - intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de  secrétariat

          - renseigner des tableaux de suivi des activités du service

 

  • Accueil physique et téléphonique au secrétariat :

- renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

- adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

- recevoir, filtrer et transmettre des messages téléphoniques et les courriers informatiques

 

  • Organisation et planification des réunions :

- planifier les réunions en fonction des disponibilités des participants et des impératifs d’agendas, établir les invitations, veiller à leur bon déroulement

- respecter les délais de transmission de documents avant les réunions.

     

    Profil

    COMPETENCES

    Profil : Titulaire ou contractuel

    Cadre d’emploi des adjoints administratifs (Catégorie C)

     

      CONNAISSANCES :

      • Notions d’organisation et de gestion du temps de travail

      • Fonctionnement des services de la collectivité

      • Règles d’expression écrite et orale de qualité

      • Techniques de secrétariat dactylographique, sténotypie, prise de notes....

      • Fonctionnement de l’internet et de l’extranet

      • Tableaux de bord et outils de planification et suivi

      • Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire

       

      SAVOIR-ETRE

       

      • Rigueur et organisation

      • Réactivité

      • Respect des règles de discrétion professionnelle et confidentialité

      • Disponibilité (horaires pouvant être variables en fonction des besoins de la mission)

      • Savoir prendre des initiatives

      • Savoir analyser une situation et en rendre compte

      • Sens du travail en équipe

      • Qualités relationnelles (relations avec les services de la collectivité, les administrés et les organismes extérieurs)

      • Bonne présentation

      • Excellente expression orale et écrite

      • Résistance au stress

      • Sens du service public

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