Assistant de Direction (H/F)

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DATE DE PUBLICATION04/11/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURCU GRAND PARIS SEINE ET OISE CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
MAGNANVILLE
 SALAIRE
De 20 000€ à 30 000€

Employeur

La communauté urbaine Grand Paris Seine & Oise, la plus importante de France avec 73 communes et 405 000 habitants, est née le 1er janvier 2016.

 

Elle rayonne sur un territoire de 500 km2 à la fois urbain et rural situé dans l’Ouest parisien (Yvelines), sur l’axe Paris-Le Havre.

Le dynamisme du territoire de GPS&O repose sur des filières multiples comme l’automobile, l’aéronautique ou la robotique mais aussi l’écoconstruction,

l’agriculture ou encore la facture instrumentale.

La communauté urbaine entend s’appuyer sur ses atouts et sur l’arrivée prochaine du RER E pour renforcer son attractivité et plus généralement pour innover dans différents domaines : environnement, économie, urbanisme...

Pour compléter ses équipes, la communauté urbaine Grand Paris Seine & Oise recherche...

Poste

La Direction Générale Adjointe Aménagement est composée de cinq directions : Direction coordination, Direction des espaces publics, Direction de la politique de la ville, Direction de l'habitat et Direction de la planification et urbanisme réglementaire.

En qualité d’assistant du Directeur général adjoint et de son adjointe, vous aurez en charge l’organisation et la planification de l’activité de la direction générale adjointe.

Le poste s’organise autour de quatre missions principales, elles-mêmes déclinées en actions :  

  • Organiser la vie professionnelle du DGA et son adjointe
      • Accueillir physiquement et téléphoniquement des correspondants et visiteurs du DGA ; 
      • Gérer l’agenda, l’emploi du temps du DGA et les temps forts de la direction générale adjointe ;
      • Être l’interface et le relais entre le DGA et son adjointe et les services de la direction et les autres directions (sièges, services supports, services opérationnels) notamment des assistantes des directeurs de la DGA
  • Organiser et planifier les réunions
      • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur ;
      • Organiser, planifier et gérer la logistique des réunions et événements de la direction générale adjointe ;
      • Préparer les documents avant les réunions ;
      • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus de la direction ;
      • Contribution aux commissions Aménagement :
          • Préparer les dossiers des commissions en amont (ODJ, délibérations, documents administratifs),
          • Participer aux commissions (prise de notes, chevalets élus, pouvoirs),
          • Retour aux Assemblées (feuille de présence, nombre de votes, compte-rendu).
  • Suivre les projets et les activités de la direction générale
      • Rédiger et mettre en forme les documents administratifs ;
      • Gérer et suivre le courrier de la direction générale adjointe (entrant et sortant) ;
      • Gérer les parapheurs et veiller au bon suivi des circuits ;
      • Suivre l’évolution de certains dossiers sensibles ou importants traités par la direction ;
      • Contrôler les documents (internes et externes) et leurs circuits de validation ;
      • Renseigner des tableaux de suivi des activités ;
      • Saisir des données et utiliser des logiciels spécifiques
  • Gestion de l’information, classement et archivage de documents

      • Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers;
      • Photocopier et assembler des documents;
      • Trier, classer et archiver des documents;
      • Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations;

Profil

De formation BAC à Bac + 2, vous avez une expérience confirmée de 3 ans sur des missions similaires.

Force de propositions, vous avez de réelles capacités de rédaction pour élaborer des notes et des courriers administratifs.

Discret et avec un grand sens de la confidentialité, vous savez être soucieux du bon fonctionnement des services.

Réactif, vos capacités d’organisation et de gestion du temps ne sont plus à démontrer.

Enfin, vous maitrisez l’ensemble des outils du pack office.

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