Assistant de direction H/F

Le(a) assistant(e) de direction assure :

Pour le compte du directeur général, ainsi que des membres du comité exécutif (6 personnes) placés à ses côtés, voire ponctuellement du reste du comité de direction ou d’une équipe projet :

• le secrétariat (organisation de rendez-vous, préparation de messages/courriers, gestion des contacts, travaux de classement, prise de communications téléphoniques - direction et standard téléphonique établissement, etc.) ;
•  l’organisation de réunions internes ou avec des interlocuteurs extérieurs, y compris interlocuteurs de haut niveau (recteurs, cabinets ministériels, élus, présidents d’université…), avec si besoin la participation et la rédaction de relevé de décisions ou la préparation associée (constitution d’un fond de dossier en lien avec les responsables des dossiers concernés, préparation des éléments de support de la présentation…) ;
•  l’accueil physique dans les locaux, la réception de documents/livraisons (courriers, livres, notices promotionnelles etc.) ;
•  l’organisation de la collecte de données et la tenue à jour de tableaux de suivi en lien avec l’activité de l’établissement.

Dans le cadre de la gouvernance institutionnelle de l’établissement :

•  l’organisation des réunions du conseil d’administration (CA) de l’EPAURIF (l’établissement d’une proposition de calendrier des séances avec les tutelles, les convocations aux séances du CA et de réunions préparatoires, le montage et la diffusion des dossiers électroniques (et éventuellement papier) vers les administrateurs avec les relances internes associées, le pilotage du prestataire assurant la rédaction du procès-verbal de séance, l’archivage des dossiers de réunions, l’établissement des délibérations sous l’autorité du secrétaire général…), ainsi que la gestion de la plateforme sécurisée de préparation des dossiers sous intranet ;
•  le suivi des circuits de signature de conventions (de la validation lors du vote au CA à l’attribution de la convention signée à chaque partie) ainsi que la tenue du tableau de suivi des conventions et l’espace informatique dédié à celles-ci ;

Pour le fonctionnement courant de l’établissement :

- la gestion du courrier de l’EPAURIF :

• enregistrement des courriers papier à l’arrivée ;
•  enregistrement et envoi de certains courriers de la direction au départ (papier et/ou dématérialisé) après contrôle des signatures et tampons ;
•  contribution à l’administration fonctionnelle du logiciel de gestion électronique du courrier (GEC) ;

- la gestion et l’exploitation de la base partagée de contacts institutionnels de la direction générale ;

- la participation à d’éventuels groupes de réflexion ou travaux internes visant à l’amélioration du fonctionnement courant de l’établissement (gestion des contacts institutionnels, gestion de l’espace intranet dédié au CA, procédure courrier…) ;

- l’organisation des revues de projets et des Codir élargis et la gestion des documents associés ;

- la rédaction des procès-verbaux des comités sociaux d’administration de l’établissement.

Pour la communication et l’évènementiel externes à l’établissement :

•  l’organisation des évènements à l’initiative de la direction de l’établissement (gestion de la liste des invités, invitations, commande des prestations, mise en place et préparation de la salle avec l’appui de la chargée des moyens généraux et du service informatique, accueil des invités…) ;
•  la participation au développement de l’animation réseau proposée par l’établissement.

Pour la communication et l’évènementiel internes à l’établissement :

• l’organisation du séminaire annuel de l’établissement (recherche du lieu, des activités de cohésion, commande des prestations, logistique, gestion des participants…) ;
• la participation à la communication et à l’animation interne sur le développement durable ;
• la participation à l’organisation de visites et d’activités de cohésion si nécessaire.