Assistant de direction (H/F)

Au sein d’une direction structurée et fortement opérationnelle (360 agents répartis entre centres techniques et services centraux), l’assistante de direction contribue au pilotage administratif, à la coordination et à la sécurisation du fonctionnement de la direction de la voirie.

Véritable interface entre la direction, les services opérationnels, la direction générale et les élus, elle joue un rôle central dans l’organisation et la fiabilisation des circuits d’information, en veillant à leur circulation, leur priorisation et leur exploitation au service de l’action de la direction.

En appui direct du directeur, elle organise et anticipe l’activité stratégique, prépare les échéances et contribue à la prise de décision par la production de supports fiables et synthétiques. Elle participe également à la coordination des activités et des projets structurants de la direction (investissement, exploitation, programmation pluriannuelle), en assurant un suivi transversal et en produisant des outils de reporting adaptés.

Enfin, elle contribue à la qualité et à l’efficience des procédures administratives, en structurant les pratiques, en accompagnant les services et en participant à une démarche d’amélioration continue à l’échelle de la direction.

Vos missions principales seront :

Assistance stratégique et appui à la décision du directeur :

• Piloter la gestion de l’agenda du directeur en intégrant les priorités stratégiques et les enjeux institutionnels 
• Préparer les échéances (réunions, instances, arbitrages) en élaborant des dossiers, notes de synthèse et éléments d’aide à la décision 
• Assurer un rôle d’alerte sur les échéances et dossiers sensibles 
• Rédiger, sécuriser et harmoniser les documents administratifs (notes, comptes rendus, courriers stratégiques)

Coordination, organisation et circulation de l’information :

• Coordonner l’organisation des réunions et instances de la direction (ordre du jour, préparation, suivi des décisions) 
• Structurer et fiabiliser les circuits de diffusion de l’information au sein de la direction et avec les interlocuteurs externes (DG, DGA, cabinet, élus) 
• Assurer la centralisation et la priorisation des sollicitations internes et externes 
• Contribuer à la continuité de service en lien avec les autres assistantes de direction

Pilotage administratif et suivi de l’activité :

• Concevoir, alimenter et analyser des tableaux de bord de suivi de l’activité (indicateurs opérationnels, délais, suivi des projets) 
• Mettre en place des outils de reporting à destination de la direction et de la direction générale 
• Assurer le suivi administratif des projets structurants de la direction (PPI voirie, ouvrages d’art, éclairage public, exploitation…) 
• Produire des bilans et états d’avancement

Pilotage du courrier et sécurisation des procédures administratives :

• Piloter le circuit des courriers de la direction (répartition, suivi, respect des délais) 
• Contrôler la qualité rédactionnelle et la conformité administrative des réponses 
• Mettre en place et suivre des indicateurs de performance (délais de réponse, typologie) 
• Apporter un appui méthodologique aux services (rédaction, procédures, outils)

Veille, amélioration continue et projets transversaux :

• Assurer une veille réglementaire et administrative en lien avec les activités de la direction 
• Participer à l’évolution des pratiques et à l’optimisation des procédures internes (dématérialisation, outils, circuits)