Assistant de gestion administrative (h/f)

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DATE DE PUBLICATION 12/06/2019   TYPE DE CONTRAT Contractuel, CDD
RECRUTEUR ANNEMASSE AGGLO   CATÉGORIE C
LIEUX DE TRAVAIL
ANNEMASSE
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sous l’autorité de la Responsable Conduite d’Opération et Maintenance du Patrimoine, vous serez en charge d’assurer les missions suivantes axées sur la gestion administrative et comptable de la Direction du patrimoine et de l’architecture :

Poste

  1. Assurer une gestion rigoureuse de toutes les tâches administratives afférentes au service maintenance du patrimoine
  • Assurer la gestion informatique du Patrimoine à l’aide d’un logiciel adapté permettant d’organiser la maintenance, le suivi des ouvrages et autres, le suivi des contrôles réglementaires (contrôle périodiques : électricité, gaz, extincteurs, désenfumages et éclairages de sécurité des sorties de secours, chaufferies, ascenseurs...)
  • Assurer la gestion des demandes d’interventions en relations avec le responsable de service du domaine concerné à l’aide du même outil informatique
  • Définir et inscrire des éléments budgétaires  en relation avec chaque responsable de service et l’ingénieur responsable de la Conduite d’Opération et maintenance du Patrimoine
  • Elaborer et suivre administratif les marchés publics en relation avec le service initiateur et l’ingénieur responsable de la Conduite d’Opération et maintenance du Patrimoine
  • Traiter et suivre les dépenses (Bon de commande, engagement, facturation) sur instructions de chaque responsable de service dans le logiciel de comptabilité
  • Suivre les contrats d'entretien divers et consommations
  • Classer et archiver (les dossiers en cours ou terminés, les fiches d’intervention ou de travail, la documentation technique, les bons de commandes
  • Etablir les décomptes d'investissement ou de fonctionnement sur les autres budgets sur demandes des responsables de services et les factures d’assurance en fonction des dépenses engagées en interne pour la remise en état suite à sinistre
  • Gérer les agendas des responsables de services à leur demande
  • Assurer la gestion du temps de l’ensemble des agents du service à l’aide du logiciel KELIO
  • Suivre le planning des absences et congés des responsables et des agents des différents services.
  • Mettre en forme les notes de service, rapports éventuels, courriers à l’initiative des responsables de services et traiter la diffusion  du courrier « arrivé » et de notes diverses
  • Assurer la gestion du standard téléphonique
  • Suivre les relations du service avec les services transversaux

Profil

  • Formation Secrétariat / Comptabilité / Gestion des collectivités locales
  • Maitrise parfaite des logiciels Word, Excel, Power point, Ciril (Finances)
  • Efficacité dans la gestion administrative et budgétaire
  • Respect des délais et des exigences réglementaires de la FPT
  • Capacités rédactionnelles et autonomie