Assistant de gestion (corps des secrétaires administratifs) – H/F

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DATE DE PUBLICATION 11/01/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire
RECRUTEUR CENTRE GEORGES POMPIDOU   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Institution culturelle pluridisciplinaire de rayonnement mondial, consacrée à toutes les formes d’art moderne et contemporain, le Centre national d’art et de culture Georges Pompidou accueille plus de 3 millions de visiteurs par an et emploie plus de mille collaborateurs.

Poste

Au sein de la Bibliothèque Kandinsky et sous l’autorité du responsable du pôle régie et gestion administrative et financière du service, vous assurez un ensemble de tâches administratives visant à la diffusion de documents et au bon fonctionnement du service ainsi que la préparation, le contrôle et le traitement administratif des dépenses liées au budget du service.

Dans le cadre de vos fonctions vous êtes chargé de la gestion administrative du service et devez :

  • informer, conseiller et accompagner les agents sur les procédures administratives;
  • gérer les absences des agents dans un tableau de suivi et transmettre ces informations à la DRH ;
  • transmettre les demandes de formation à la DRH et assurer le suivi concernant la réponse aux agents sur ces demandes ;
  • assurer le suivi des ordres de missions des agents ;
  • suivre les besoins en fournitures ;
  • gérer les dossiers des stagiaires : contrôle et transmission des dossiers, demande de badges, de postes informatiques… ;
  • gérer les feuilles de présence des CDD en liaison avec la responsable de gestion administrative et financière du MNAM-CCI ;
  • élaborer et communiquer les plannings des salles de consultation ;
  • collaborer aux opérations de diffusion des évènements culturels et scientifiques au sein du service (séminaires, colloques, …) en liaison avec la responsable du pôle de la coordination de l’accueil scientifique et de la programmation ;
  • rédiger et mettre en forme des documents administratifs ;
  • gérer les demandes informatiques (bureautiques, demandes de cessions, déplacement d’ordinateurs…) ;
  • gérer les demandes de mobilier et de déménagements ;
  • organiser des réunions : gestion des plannings, réservation de salles
  • traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, diffusion)
  • assurer l’archivage des dossiers administratifs du service conformément aux règles en vigueur.

Vous vous occupez également de la gestion financière du service et devez :

  • informer, conseiller et accompagner les agents sur les procédures d’achat et la réglementation en vigueur (procédures internes, réglementation juridique et fiscale, exécution des marchés…) ;
  • rédiger les documents nécessaires à l’engagement juridique en liaison avec les agents du service (demandes de complétude, fiches achat, etc…) ;
  • rédiger les notes administratives liées à la dépense ;
  • gérer les demandes de devis auprès des fournisseurs ;
  • constituer et contrôler la validité des dossiers (pièces justificatives de la dépense, RIB, certificats administratifs…) ;
  • réaliser les opérations nécessaires à l’exécution des dépenses (Pré-engagements, engagements, traitement des factures enregistrées,  certification des services faits) ;
  • assurer les relations avec les fournisseurs ;
  • assurer l’archivage des dossiers financiers conformément aux règles en vigueur.

Profil

Le poste est ouvert uniquement aux agents titulaires des trois fonctions publiques. Vous justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans sur des fonctions similaires. Vous justifiez d’une connaissance approfondie des règles et procédures de gestion administrative (comptabilité publique).
Vous possédez une bonne connaissance des processus administratifs internes des documents ainsi que des textes législatifs et réglementaires dans votre spécialité (code des marchés publics). Vous avez connaissance du fonctionnement et de l’activité de l’établissement.
Votre savoir-faire vous permet de rédiger des documents administratifs, de contrôler la qualité et la cohérence des données saisies et de rechercher l’information et vérifier son exactitude. Vous savez respecter la confidentialité des informations traitées.
Vous devez être capable d’appliquer les dispositions règlementaires et les procédures administratives avec méthode et rigueur, de conduire votre activité en faisant preuve de réactivité et d’esprit d’analyse tout en respectant les délais.
Votre savoir-être vous permet de travailler en équipe, dialoguer et travailler avec les partenaires professionnels internes et externes.
Vous maitrisez les outils bureautiques standards et le logiciel comptable SIREPA.