Assistant de gestion opérationnelle H/F

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DATE DE PUBLICATION26/01/2024 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURANCT / AGENCE NATIONALE DE LA COHESION DES TERRITOIRES CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Paris
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
26/03/2024

Poste

Classification et nature du poste
Domaine fonctionnel    Elaboration, coordination, animation et déploiement de programmes et projets
Métier de référence    Assistant(e)
Direction d’affectation    Direction générale déléguée appui opérationnel et stratégique
Service d’affectation     Pôle projets et appui opérationnel / Service Exploitation
Lieu d’affectation    12 place Saint Hubert Lille / Cité administrative
Catégorie/statut    B    Titulaire ou contractuel
Corps / groupe de fonction    Secrétaire administratif ou équivalent    IFSE groupe 3 pour les secrétaires administratifs
Encadrement    Non

Environnement du poste

Rattachement hiérarchique    N+1 : Chef de projet exploitation
Missions du service :
Etablissement public du ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriale, l’Agence nationale de la cohésion des territoires a pour mission de conseiller et de soutenir les collectivités territoriales et leurs groupements dans la conception, la définition et la mise en œuvre de leurs projets. Elle conduit des programmes nationaux territorialisés et accompagne les collectivités, leurs groupements et les acteurs locaux dans la réalisation de leurs projets de territoire.

La direction générale déléguée à l’appui opérationnel et stratégique (DGD AOS) regroupe les ressources nécessaires à l’élaboration des orientations stratégiques de l’agence et au soutien opérationnel des projets portés par les territoires. Ses ressources sont mises à disposition des programmes, et des acteurs territoriaux dont les projets sont soutenus par l’agence.

Au sein de la DGD AOS, le pôle projets et appui opérationnel (PAO) :

-    fournit une assistance à maîtrise d’ouvrage aux collectivités,
-    organise l’appui opérationnel à leurs projets ;
-    prend en charge la maîtrise d’ouvrage de projets complexes, notamment en matière de restructuration d’immobilier commercial, artisanal ou de services.

Au sein du pôle PAO, le service Exploitation, encadré par un chef de projet, gère un portefeuille d’une cinquantaine de centres commerciaux et artisanaux situés dans des quartiers politique de la ville ou des centres-villes en cours de revitalisation. Le service exploitation supervise le fonctionnement des équipements commerciaux et artisanaux à l’issue de la phase chantier (neuf et restructuration) en assurant les missions de gestion locative, de commercialisation des locaux vacants, de gestion technique du patrimoine avec le concours de la direction technique.

Il intervient également en amont des opérations pour la pré-commercialisation et les transferts éventuels d’activités afin de permettre une redynamisation commerciale et une pérennité économique de l’actif. C’est cette valorisation financière qui permet à terme la revente de l’actif. Le service exploitation assume également la mission de vie sociale des sociétés en filiales.

Les actifs immobiliers sont détenus en propre ou via des filiales avec des co-investisseurs. La commercialisation, la gestion locative, la maintenance, l’Asset Management et les arbitrages des actifs sont réalisés par l’équipe du service Exploitation.

Description du poste

Enjeux et missions caractéristiques du poste
La mission du poste d’assistant(e) de gestion opérationnelle au sein du service exploitation vise à apporter un appui administratif quotidien au service, notamment au chef de projet et aux managers de centres commerciaux.
-    Etablir des documents « type » opérationnels : baux, courriers, ….
-    Faciliter la recherche, les requêtes, les mises à jour et classement de fichiers informatiques et papier (entreprises, locataires, prospects…) nécessaires au suivi des dossiers et à la gestion de la base immobilière.
-    Réponses aux courriers et appels entrants des interlocuteurs du service (locataires, prestataires, collectivités.)
La mission comporte également un volet administratif consacré à la commercialisation, là aussi en soutien des managers de centres commerciaux, sur la production d’éléments de communication et sur le suivi des baux, sous la responsabilité du chef de projet.

Activités principales

Les missions principales seront les suivantes :

Administratif :

  • Mise en place et administration d’un outil de gestion locative et/ou du patrimoine
  • Veille et suivi administratif de l’arborescence dans le cadre des livraisons de sites (tuilage administratif interservices)
  • Contribution à la rédaction de courriers dans le cadre du suivi des locataires (documents type, courriers de relance, d’avenants, reprise d’abonnement/résiliations, etc.)  
  • Constitution au fur et à mesure de documents « type » (courriers, dossier, appui du n+1 dans la constitution du suivi financier du service...)
  • Montage de réunion avec les partenaires – assistanat administratif
  • Réponse aux appels entrants avec renseignement de la base contacts et prospective.

Assister quotidiennement le n+1 dans les tâches administratives : courriers, mise en forme de tous type de documents….

Gestion locative :

  • Alimentation de l’outil de gestion locative en collaboration avec la Responsable de gestion locative  
  • Création d’un outil d’alerte sur les renouvellements de baux
  • Appui administratif à la gestion des filiales

Commercialisation :

  • Base prospects à élaborer en lien avec l’outil de gestion locative
  • Contribution aux mises à jour des annonces de locaux vacants (site ANCT, Le Bon Coin…)
  • Préparation des documents pour mise en place des communications opérationnelles (fiche de commercialisation, appel à candidatures..).
  • Relecture des baux et mise en forme avant validation par le chef de projet (un contrôle juridique est réalisé a postériori).
  • Suivi des annexes des baux (pièces manquantes, mises à jour des documents en lien avec l’équipe technique).
  • Relais d’information externe et interne en cas d’absence d’un manager.

Profil

Connaissances et savoirs techniques

  • Compétences techniques : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, …) Expertise
  • Capacité rédactionnelle Expertise
  • Connaissance en matière de gestion locative  Pratique
  • Capacité d'analyse et de synthèse Maîtrise
  • Notions juridiques (baux commerciaux, droit immobilier) Pratique

Savoir-être

  • Sens des relations humaines / relations clients Expertise
  • Pédagogie, capacité à travailler en mode projet Maîtrise
  • Réactivité Expertise
  • Anticipation Expertise
  • Rigueur Expertise

Relations fonctionnelles

Relations internes

  • Pôle projets et appui opérationnel dans sa globalité dont notamment le gestionnaire locatif et les managers de centres En continu
  • Responsable juridique de l’agence Occasionnel

Relations externes

  • Prestataires extérieurs, partenaires, locataires En continu
  • Acteurs et élus locaux du territoire d’implantation Occasionnel

Formation (diplômes, certificats…)
    Bac +2 minimum en gestion administrative, commerciale
Expérience (ancienneté, qualifications…)    5 ans d’expérience dans des fonctions similaires : gestionnaire immobilier, property manager, responsable gestion locative.

 

Employeur

L’Agence nationale de la cohésion des territoires (ANCT) assure d’abord un rôle de « fabrique à projets » pour permettre aux collectivités de mener à bien leurs projets. Elle s’adresse aux communes, EPCI, départements…, de métropole et d’outre-mer, des territoires ruraux, quartiers prioritaires de la politique de la ville, montagne, littoraux, centres des villes moyennes, périurbain…

Elle facilite également l’accès des collectivités locales aux ressources nécessaires pour concrétiser leurs projets : ingénierie technique et financière, partenariats, subventions…

L’ANCT prend en compte les différences entre les territoires et adapte son action à leurs besoins.

Transitions numérique, écologique, démographique…, l’ANCT développe des programmes d’appui innovants pour répondre, en lien avec les élus, aux nouveaux enjeux et renforcer la cohésion des territoires.

 

Informations employeur

Afficher les informations

William DE CEPEDES
Chef de projet exploitation
[email protected]

 

Candidatures (CV, lettre de motivation) à adresser par mail à :
[email protected]

 

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