assistant de la cellule des marchés / gestionnaire des marchés publics (h/f)

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DATE DE PUBLICATION30/04/2020 TYPE DE CONTRATCDD, CDI, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURGHU PARIS SACLAY CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.

Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile, quel que soit le mode de prise en charge.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c’est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L’AP-HP est le premier employeur d’Ile de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.

Dans le cadre de la « Nouvelle AP-HP », de nouveaux groupes hospitaliers mieux articulés avec les universités et leur territoire ont été mis en place. Le Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP Paris Saclay regroupent les hôpitaux Ambroise Paré (Boulogne-Billancourt), Raymond Poincaré (Garches), Berck-sur-Mer (Berck, Nord-Pas-de-Calais), Sainte-Périne (Paris 16ème), Bicêtre (Le Kremlin Bicêtre), Paul Brousse (Villejuif), et  Antoine Béclère (Clamart).

Le Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP Paris Saclay rassemble plus de 13000 professionnels et représente un budget de 1,2 milliard d’euros, dont 51,9 M€ d’investissement. Il est un acteur majeur de la recherche clinique et de l’innovation.

Le poste est à pourvoir sur l'hôpital Sainte-Périne, 11 rue Chardon Lagache - 75016 Paris. 

Accès :

Métro : station Michel-Ange Molitor (ligne 9)

station Chardon Lagache ou église d’Auteuil (ligne 10)

Bus : 22, 52, 62 arrêt Eglise d’Auteuil

Voiture : Boulevard périphérique, sortie porte Molitor puis tourner à droite et suivre la rue Molitor

Poste

Direction des achats, de la logistique, et de la qualité hôtelière

Service : Cellule des Marchés du GH Paris Saclay

- Métier: assistant de la cellule des marchés/ gestionnaire des marchés publics

- Code Métier : 25F300

- Grade : Adjoint administratif


Position dans la structure

* Liaison hiérarchique :

- la Responsable de la cellule des marchés et son adjointe.

- le Secrétaire Général du GH,

- le Directeur des achats, de la logistique, de la qualité hôtelière

 

* Liaisons fonctionnelles :

- L’ensemble des entités acheteuses du groupe hospitalier,

- le siège de l’APHP (DEFIP, CF, DPDA, SFACT, ACHAT, CCP. etc).

- les entreprises extérieures,

 

PRESENTATION DE LA STRUCTURE ET DE L’EQUIPE

 

 

La cellule des marchés est située au 3è étage du bâtiment Joséphine, sur le site de l’Hôpital Ste Périne. Elle est composée :

  • Un responsable des marchés publics
  •  Un acheteur/gestionnaire des marchés publics
  • Un assistant de la cellule des marchés/gestionnaire des marchés publics
  • Un assistant de la cellule des marchés/gestionnaire des marchés publics localisé sur le site de l’hôpital Bicêtre

 

 

Horaires de travail : Jour – 7h36

De 8h45 à 16h36–         repos samedi, dimanche et jours fériés.

 

ACTIVITES

 

Missions Générales :

Participer à la gestion administrative des marchés locaux, des conventions d’occupation domanial et les concessions, assister le responsable de la cellule des marchés du groupe hospitalier dans la mise en œuvre des procédures d’achat dans le respect de la réglementation en vigueur et conformément à la politique d’achat du groupe hospitalier.

 

 

Missions Permanentes :

 

Gestion de la consultation et de l’interface avec les candidats pour les aspects administratifs, ainsi que l’interface utilisateurs internes (entités acheteuses, instances et contrôle interne) :

  • Enregistrement de la demande de passation d’un marché local et attribution d’un numéro de consultation.
  • Création de la consultation dans le répertoire partagé et gestion et suivi des fiches opération
  • Tenue et mise à jour du tableau de bord d’enregistrement et de suivi des consultations, marchés, déclarations de sous-traitance, avenants, décisions de poursuivre, exemplaires unique et mises au point des marchés. 
  • Transmission des courriers aux entreprises (plateforme de dématérialisation ou lettre recommandée avec accusé de réception).
  • Transmission / diffusion des informations et des dossiers, aux entités acheteuses, et aux services du siège (instances et contrôle interne : CF, SFACT, DEFIP, CCP).

 

- Planification des étapes du déroulement de la consultation et du renouvellement des marchés

  • Gestion des dépôts dématérialisés des plis de chacune des consultations lancées
  • Suivi du rétroplanning de la consultation.
  • Planification des CLAO en lien avec le Président de CLAO et les représentants des entités acheteuses. Elaboration et transmission des avis de réunion des CLAO.
  • Secrétariat de la Commission Locale d’appréciation des offres : rédaction des procès-verbaux (ouverture des plis, jugement, avenant/modification de marché)
  • Participe à la relecture des RAO pour les CLAO
  • Demande l’inscription des dossiers, selon les cas, à l’ordre du jour de la Commission Consultative des Marchés (CCP) en lien avec le secrétariat de la DPDA.
  • Suivi des questions posées par les candidats et  transmission des réponses via la plateforme de dématérialisation.
  • Gestion des questions du rapporteur de la CCP, de la DEFIP et du CF et assure le lien avec les entités acheteuses

 

Contrôle l’application des règles, procédures, normes et standards dans son domaine d’activité

  • Contrôle la conformité et la qualité des pièces administratives à toutes les étapes du process d’achat.

    - Gestion de l’attribution des marchés

  • Attribution et enregistrement des numéros de marché
  • Tenue et mise à jour du tableau de bord d’enregistrement des marchés
  • Rédaction et transmission des courriers de projet d’attribution, des courriers de notification, des courriers de rejets en lien avec le responsable cellule marchés
  • Finalisation de l’acte d’engagement de l’attributaire du projet de marché en lien avec le responsable cellule marchés
  • Traitement et gestion des mises au point des marchés (OUV11) en lien avec le responsable de la cellule des marchés.
  • Depuis le 1/10/2018, notification sur la plateforme de dématérialisation PLACE des marchés (MAPA, AOO)

- Suivi de l’exécution des marchés en lien avec les services utilisateurs et les fournisseurs et gestion des aménagements nécessaires aux contrats en lien avec l’acheteur du domaine concerné et le responsable de la cellule des marchés pendant l’exécution des marchés

  • Suivi des tableaux de bord pour gérer les fin de marchés récurrents afin d’anticiper leur renouvellement
  • Traitement et gestion des modifications de marché, en lien avec le responsable (création du dossier, PV CLAO, notification, transmission DEFIP, CF, entité acheteuse).
  • Participation au traitement et à la gestion des déclarations de sous-traitance (DC4) en lien avec le responsable de la cellule des marchés (réceptionne, informe l’entité acheteuse, contrôle la qualité et la conformité des pièces, notifie et transmet au titulaire du marché, à l’entité acheteuse et au SFACT.
  • Traitement et gestion des exemplaires uniques et des mains levées bancaires.

- Traitement des dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

  • Constitution du classeur du marché avec les pièces originales
  • Numérisation des pièces du dossier et enregistrement dans le répertoire partagé
  • Saisie des marchés dans l’outil SAP
  • Constitution des dossiers pour la CCP, la DEFIP et le CF.
  • Traitement et gestion de la conservation et de la gestion des archives

- Accueil

  • Accueil des personnes (membres des CLAO, entités acheteuses, fournisseurs, coursiers…)
  • Accueil téléphonique.

- Gestion du courrier, des télécopies et messages électroniques

  • Enregistre, traite et diffuse les courriers émis et reçus, ainsi que les mails destinés à la cellule des marchés

 Missions complémentaires

  • - Gestion des stocks de fournitures de bureau en lien avec le magasin hôtelier (saisie de la commande dans SAP, suivi, contrôle).
  • -En lien avec l’équipe, mises à jour et gestion du planning du service (congés, formation..)
  • - Participation aux réunions du service.

 

Risques professionnels liés à l'activité :

- travail sur écran

Profil

COMPETENCES

 

Savoir faire requis

-Etablir une communication avec les opérateurs économiques et les utilisateurs internes.

- Gérer simultanément les procédures multiples.

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatif à son domaine de compétence.

- Utiliser les procédures, outils, protocoles spécifiques aux achats publics hospitaliers.

- Utiliser les outils bureautiques / TIC.

- Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

-Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail, de rendez-vous, de commissions

- identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

-travailler en équipe / en réseau

 

Connaissances associées :

-  Droit des marchés publics

- Classement et archivage

- Gestion administrative

- Accueil téléphonique

- Bureautique

 

 

 

QUALITES REQUISES

- - Rigueur et discrétion.

- Qualités relationnelles et aptitudes au travail en équipe.

- Autonomie, sens de l’initiative et des priorités.

- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel et SAP).

 

 

PRE-REQUIS

(qualifications et/ou formations requises)

 

  • formation dans le domaine des marchés publics

 

 

EXPERIENCE CONSEILLEE

- Expérience dans le domaine des marchés publics souhaitée

 

 

EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT

Cette fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction de l’évolution de l’organisation et/ou de la réglementation.

 

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