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Assistant de la Déléguée de la Directrice Générale des Services Polytech H/F

Assistant de la Déléguée de la Directrice Générale des Services Polytech H/F

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DATE DE PUBLICATION	05/04/2024	TYPE DE CONTRAT
RECRUTEUR	UNIVERSITE PARIS SACLAY	CATÉGORIE
LIEUX DE TRAVAIL	Polytech Paris-Saclay – Maison de l’ingénieur	SALAIRE	Non communiqué
CODE POSTAL	91400	VALABLE JUSQU'AU	04/06/2024

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la Directrice Générale des Services de l’école, l’agent.e assure sa mission en tant qu’assistant.e de la DDGS, gestionnaire administratif et financier. Il/Elle assiste la DDGS de Polytech Paris-Saclay dans ses missions dans des domaines variés.

Missions principales de l’agent :

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction
Préparer, organiser ou participer à des réunions. Réaliser un compte-rendu
Participer à des projets transversaux portés par la direction
Assurer le suivi des congés et des temps de travail de l’équipe administrative et technique
Participer au recensement des opérations collectives de gestion RH et en faire le suivi
Participer au suivi des contrats de travail pour l’école
Centraliser la mise en place d’accords de collaborations et conventions avec nos partenaires en assurant le suivi et le lien avec les autres pôles
Transmettre les informations pratiques sur les procédures financières et comptables, sur l’évolution de la législation et ses conséquences sur les modalités d’applications dans la composante
Établir, à partir du système d’information financier – SIFAC, les états et bilans comptables et financiers et les tableaux de bord
Gestion des dossiers de tutorat étudiants (constitution des dossiers de recrutement, suivi du paiement, etc.)
Participer à l'organisation des élections aux instances représentatives de l'école
Participer à l'organisation et à la logistique des événements (manifestations, rendez-vous)
Gérer l'organisation, l'archivage et le classement documentaire

Missions secondaires :

Réaliser des actes des gestion sur SIFAC
Participer aux actions pour le recrutement de nos élèves sur le cycle préparatoire, le cycle ingénieur et l’apprentissage
Participer à la préparation et l’organisation des différentes manifestations de l’école : Cérémonie de remise des diplômes, Journées portes ouvertes, préparation des documentations de l’école pour les salons, forum, JPO,…

Profil

Connaissance, savoir :

Connaissance en droit du travail et droit administratif
Connaissance des statuts, règlementations et procédures de gestion des personnels de la fonction publique
Connaissance des finances publiques
Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires

Savoir-faire :

Rechercher de l’information, la vérifier et la classer
Capacité à s’investir dans des projets
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (dont SIFAC)
Participer à la mise en œuvre d’une démarche qualité

Savoir-être :

Avoir le sens des contacts, le sens de l’écoute et être diplomate
Capacités à organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités
Savoir travailler en mode collaboratif avec d’autres services et entités et coordonner des procédures
Sens de la confidentialité, de la disponibilité et de la discrétion
Polyvalence et capacité d’adaptation
Aptitude à travailler en équipe et avec différents interlocuteurs
Grande disponibilité afin de faire face aux situations d’urgence

Employeur

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

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