Assistant de la responsable du service de la coordination administrative et financière F/H

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DATE DE PUBLICATION02/11/2021 TYPE DE CONTRATCDD
RECRUTEURUNIVERSITE DE BORDEAUX CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
BORDEAUX
 SALAIRE
Jusqu'à 20 000€
CODE POSTAL
33000
 VALABLE JUSQU'AU
25/12/2021

Poste

Au sein du service de la coordination administrative et financière du pôle pilotage et aide à la stratégie, l’adjoint en gestion administrative a pour mission d'assister la responsable du service en termes d'organisation, de gestion, d'information, de logistique, d'accueil, de communication, contribuer au bon déroulement des activités de la structure et en assurer la continuité.

Descriptif des missions:
 

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs
  • Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et courriel
  • Classer et archiver des documents papier et numérique
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité
  • Aider à l'organisation des emplois du temps des directrices
  • Aider à l'organisation de quelques temps forts de l'université comme le dialogue de gestion ou le comité des risques.

Profil

Savoirs :

  • Connaître l’université et son organisation
  • Maîtriser les systèmes d'information budgétaires et financiers


Savoir-faire :

  • Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Rendre compte
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
  • Travailler en équipe
  • Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
  • Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence 


Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Rigueur et méthode
  • Fiabilité
  • Adaptabilité/polyvalence

Employeur

Fondamentalement pluridisciplinaire, l’université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et emploie 6 000 personnels. Elle est dotée d’un budget global de 560 M€.

Lauréate des grands programmes nationaux d’investissement en faveur de l’ESRI, l’Université connaît une trajectoire et une dynamique d’évolution résolument tournées vers un modèle d’université innovante. 

Déterminée à poursuivre sa trajectoire de développement initiée ces dix dernières années, l’objectif de l’Université de Bordeaux est de faire de sa position d’université internationale à forte activité de recherche, un levier au service des grands défis scientifiques et sociétaux du 21ème siècle, une source d’inspiration pour une formation supérieure renouvelée, et un atout pour nourrir l’innovation de rupture.

Le service a pour mission le soutien administratif, logistique et organisationnel au service des projets, des programmes et des directions :

  • Assistance administrative à la gouvernance des projets (organisation des instances, comité de tutelles, comité de pilotage, événements : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions, organisation des journées ou réunions de lancement ou de présentation.)
  • Assistance administrative à la gouvernance des initiatives stratégiques (conseil de gestion, instances thématiques de type CTO, commission d’évaluation), notamment l’IdEx Université de Bordeaux : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions
  • Mise en œuvre des décisions dans le cadre de ces initiatives stratégiques (notifications, installation des crédits en lien avec la Direction des Finances ou exceptionnellement versements de crédits auprès des autres établissements du site.), en relation avec les services et chargés de programme opérateurs et mise à jour des bases de données relatives aux programmes.
  • Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, courrier, accueil, standard téléphonique) de l’activité du pôle PAS
  • Assistance agenda (pôle et directions)
  • Gestion des budgets du pôle

Informations employeur

Afficher les informations

CDD de 6 mois

CV et lettre de motivation à transmettre à [email protected] avant le 8 novembre 2021.

1589,47€ brut mensuel selon la grille de rémunération des agents contractuels de l'université de Bordeaux

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