Assistant du Directeur Général des Services F/H

La Ville de Marly-le-Roi recrute pour son Directeur général des Services, un(e) assistant(e) de direction.

Vous assurez l’assistance administrative, organisationnelle et logistique auprès du Directeur Général des Services (DGS), en garantissant la bonne circulation de l’information et le bon fonctionnement des activités de la Direction.

Vos missions/activités :

Gestion Administrative et communication :

• Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone)
• Identification et hiérarchisation des priorités
• Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel métier DOTELEC
• Rédaction, mise en forme de documents administratifs, synthèse des principaux courriers à l'attention du maire
• Référente DOTELEC

Organisation et gestion de l’agenda :

• Gestion de l’agenda du DGS
• Planification, organisation et suivi des rendez-vous et réunions
• Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes)
• Organisation des déplacements du DGS

Appui aux instances de Direction :

• Préparation du Conseil municipal (ordre du jour, commissions, PV, dossier du conseil…)
• Suivi des arrêtés municipaux, des décisions et des délibérations (numérotation, tenue des tableaux)
• Gestion de la publicité, l’affichage, la transmission et télétransmission des arrêtés, des décisions et des délibérations

Interface et coordination :

• Interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes
• Accueil des rendez-vous
• Coordination avec les services et partenaires

Suivi administratif et outils de gestion :

• Elaboration et suivi des plannings et congés
• Mise en place et suivi de tableaux de bord
• Classement et archivage des documents (papier et numérique)

Gestion spécifique et logistique :

• Gestion logistique du service
• Suivi de certains dossiers thématiques (assurances, taxis, animaux nuisibles…)