Assistant du Direction du Maire (H/F)

Nous avons le plaisir de vous informer que le Cabinet du Maire recrute :

  1 Assistante du Direction du Maire (H/F)

Adjoint administratif (catégorie C de la filière administrative) ou Rédacteur (catégorie B de la filière administrative) 

Poste à temps complet à pourvoir dès que possible.

L’agent sera sous l’Autorité hiérarchique du Maire en lien fonctionnel avec le Cabinet

MISSIONS

• Assurer le secrétariat courant du Maire en lien avec le Cabinet et certains élus : gestion des appels, courriers courriels, classement et archivage,
• Gestion de l’agenda et des rendez-vous du Maire : suivi des réunions, coordination des déplacements,
• Accueillir les visiteurs et interlocuteurs du Maire, en présentiel ou par téléphone,
• Préparation et installation des audiences du Maire (prise de rendez-vous, prise d’information, préparation des dossiers, suivi des audiences),
• Organisation de réunions, de réceptions et de voyages,
• Suivi du budget du Maire en lien avec le Cabinet, contrôles des factures,
• Préparation des Vœux,
• Gestion des divers fichiers du Maire en lien avec le Cabinet,
• Mise à jour du calendrier de permanences des élus,
• Gérer la confidentialité des informations et des échanges.

Activités principales :

• Gestion du courrier et des courriels liés au Maire en lien avec le Cabinet,
• Réception des appels téléphoniques,
• Accueil des visiteurs,
• Tenue de l’agenda,
• Organisation des rendez-vous et des réunions,
• Elaboration et suivi du budget,
• Gestion des fournitures,
• Secrétariat.

COMPETENCES REQUISES

• Maîtrise de l’outil bureautique (Word, Excel, Outlook, Open Office, Internet, Ciril finances),
• Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe,
• Maîtrise de la prise de note,
• Connaissance en organisation et en gestion du temps,
• Connaissance de l’environnement territorial,
• Connaissance des règles budgétaires,
• Maîtrise de la communication verbale,
• Collaborer et communiquer avec le personnel, la hiérarchie, les élus, les représentants des ministères et administrations,
• Être à l’écoute des charentonnais,
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques,
• Rédiger des courriers,
• Savoir gérer les priorités,
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la Collectivité et désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur,
• Rendre compte à la hiérarchie