ASSISTANT DU SECRETARIAT GENERAL ET INSTANCES (H/F)

Missions principales :

SECRETARIAT DES INSTANCES (en binôme avec l’assistante du Secrétariat Général)

• Préparer des dossiers de validation et de convocation des instances de la collectivité
• Mettre en forme et vérifier des documents des instances, relecture et complétion des comptes-rendus
• Assurer la gestion de l’extranet des élus 
• Être présente au Conseil communautaire pour l’émargement, passage des micros, logiciel de vote
• Assurer la dématérialisation des actes via le portail du contrôle de légalité de la Préfecture dédié 
• Gérer la publicité des actes de la collectivité (affichage papier et site internet) 
• Tenir des registres (délibérations, décisions, arrêtés)
• Assurer la communication auprès des élus sur les instances (mise à jour et suivi des bases de données des instances, gestion des pouvoirs etc.) 
• Renseigner les directions sur les questions liées aux instances (calendrier, délibérations, etc.) 
• Préparer des bons de commande et suivi des factures relatives aux instances 
• Mettre en place la logistique des instances (réservation et préparation des réunions

ASSISTANAT DU SECRETARIAT GENERAL

• Assurer le circuit des courriers et des parapheurs 
• S’occuper de l’accueil et de la planification des réunions pour le Secrétariat Général et logistique
• Veiller à la préparation des commandes, les commandes et veiller au suivi des bons de commande 
• Vérifier les factures (E-Parapheur) et tableau de suivi des factures
• Assurer le suivi et mise en règlement des contraventions 
• Gérer et assurer le suivi des abonnements pour l’ensemble des Directions 
• Assurer le classement, la réalisation des archives du Secrétariat Général
• Distribuer des courriers et invitations aux élus