Assistant(e) administratif(ve) de l'Education et de l'Enfance h/f

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DATE DE PUBLICATION 27/09/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR VILLE DE BAILLY   CATÉGORIE C
LIEUX DE TRAVAIL
Yvelines
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

            

Poste

Temps de travail :  80 %
Assistant(e) administratif(ve) de l'Education et de l'Enfance h/f


Sous l’autorité du responsable de service, l’assistant(e) assure l’accueil, la constitution des différents dossiers et le suivi des process mis en place au sein de la direction de l’éducation et l’enfance. De plus, il ou elle assure la préparation administrative des comités de pilotage et du portail famille.

1.    Administration courante/secrétariat de direction
- accueil téléphonique et physique du public.
- gérer l’agenda de la responsable et le calendrier du service (échéancier).
- assurer le suivi et l’enregistrement du courrier et vérifier que les réponses soient faites dans les délais.
- recenser les demandes de fournitures administratives pour les écoles et les accueils de loisirs et assurer le suivi.
- préparer l’ensemble des réunions (réservation de la salle, envoi des invitations aux participants et constitution de dossiers) et les aménagements nécessaires pour les événements organisés.
- assister aux différentes réunions avec prise de notes et rédaction des comptes rendus.
- effectuer le classement et l’archivage administratif.

II) Missions administratives spécifiques
 Secteur des affaires scolaires :
- élaboration et suivi des bons de commandes auprès des fournisseurs
- gérer les budgets des écoles pour éviter tout dépassement par la mise en place d’un outil numérique.
- Gestion et suivi des dossiers scolaires (radiation, dérogation, inscription)
 Secteur animation :
- élaboration et suivi des bons de commandes auprès des fournisseurs
- préparer les dossiers pour le comité de pilotage
- assister aux séances et rédiger le compte rendu.
- élaboration des délibérations et dématérialisation des documents pour le contrôle de légalité.
- gestion du portail famille (calcul quotient familial, réservation, annulation, renseignements, …)
- suivi des dossiers d’inscriptions périscolaires (PAI, problématique familiales, …)
- suivi des commandes de repas.

 

Profil

PROFIL
 
1/ Savoir-faire / savoirs techniques :
•    Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, courriels…)
•    Accueil téléphonique et physique
•    Aptitude à l’élaboration de process
•    Maîtrise des écrits professionnels (comptes rendus, notes…)
•    Rédaction de documents administratifs : décisions, délibérations,…
•    Adapter le discours en fonction de l’interlocuteur
 
2/ Savoirs / connaissances théoriques :
•    Bonne connaissance de l’environnement territorial et du secteur de l’animation
 
3/ Posture professionnelle :
•    Rigueur et méthode
•    Force de proposition et innovation
•    Qualités rédactionnelles et relationnelles
•    Capacité d’analyse, de synthèse et d’écoute
•    Aptitude à travailler en transversalité et à la polyvalence
•    Confidentialité et discrétion

 

Informations employeur

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Merci d’adresser, au plus vite, une lettre de motivation accompagnée d’un curriculum vitae à : Monsieur le Maire, Hôtel de Ville, Service du Personnel – 1 rue des chênes – 78870 - BAILLY ou par mail à : [email protected]

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Assistant(e) administratif(ve) de l'Education et de l'Enfance h/f

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