Assistant(e) administratif(ve) du service Enfance - Jeunesse H/F

Au sein de l’équipe administrative du service Enfance- Jeunesse, sous l’autorité du Directeur Enfance- Jeunesse, de ses deux adjointes, et de la responsable du pôle administratif, vos missions seront les suivantes :

SECRÉTARIAT :

• Accueil des usagers au guichet ou au téléphone, e-mailing aux familles
• Relais d’information à la demande des autres services municipaux
• Suivi des réservations et relance des parents sur la boite mail Enfance (en cas de pièces manquantes par exemple)
• Saisie des demandes diverses des centres de loisirs
• Établissement des attestations employeurs à destination des familles
• Déclaration des absences des agents au service du personnel
• Gestion des inscriptions et réservation en ligne
• Soutien logistique aux familles qui ont des difficultés avec l’outil informatique
• Réception et correction des plannings hebdomadaires
• Rédaction de courriers et comptes rendus de réunions
• Edition des listes des adhérents
• Gestion des congés du personnel (Horoquartz) en cas d’absence de la référente
• Suivi des heures supplémentaires.
• Demandes d’interventions des Services Techniques via Fluxnet pour les centres de loisirs et suivi en cas d’absence de la référente
• Secrétariat des élus délégués à l’Enfance et à la Jeunesse
• Relation avec les prestataires, suivi et réception des commandes ou des prestations

RÉGISSEUR :

• Enregistrer les inscriptions des centres de loisirs : garderie du matin, garderie du soir, mercredis, vacances scolaires
• Saisie des feuilles d’inscriptions soirées, mercredis maternels, garderie du matin
• Saisie des feuilles de pointage
• Suivi des recettes Enfance avec mise en perception
• Gestion des régies

OCCASIONNEL :

• Soutien aux événements / projets organisés par le service
• Soutien à l’exécution du budget et du suivi des bons de commandes et des factures
• Remplacement, dans leurs missions, des deux autres agents du pôle administratif lors de leurs congés

Grandes capacités rédactionnelles et relationnelles

Grandes capacités organisationnelles et d’anticipation

Compétences souhaitées en comptabilité publique

Maîtrise de l’outil informatique et d’Internet :

Indispensable : Logiciel Word, Excel, Ciril, Concerto

Souhaitée : Horoquartz, Fluxnet

Adapter son discours face aux différents interlocuteurs, être patient et diplomate

Accueillir le public en prenant compte de ses caractéristiques particulières

Analyser les difficultés demandées et les orienter au mieux sur les services de la ville

Argumenter, convaincre auprès de tous ses interlocuteurs (public, familles, collaborateurs, hiérarchie)

Aptitude à créer, à faire évoluer et à alimenter les outils d’analyse et de suivi (tableau de suivi, tableau comparatif des effectifs, rappel de mail, etc...)

Respecter le devoir de réserve et de confidentialité

Faire preuve d’organisation, de rigueur et de diplomatie

Capacité d’écoute, d’analyse et de médiation

Apprécier les relations avec le public

Faire preuve d’autonomie et de sens de l’initiative

Goût du travail d’équipe

Rémunération : selon profil et expérience.

Ouvert aux titulaires (grade d’adjoint administratif ou rédacteur) et aux contractuels