Assistant.e Administratif.ve Emploi Formation H/F

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DATE DE PUBLICATION14/05/2024 TYPE DE CONTRATTitulaire
RECRUTEURVILLE DE COLOMIERS CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
Haute-Garonne
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
14/07/2024

Poste

ACTIVITES

  • Recrutement
  • Diffuser et mettre à jour les offres d’emploi sur les différents supports
  • Saisir sur les tableaux de suivi les candidatures
  • Garantir l’organisation matérielle des recrutements 
  • Organiser et superviser les tests écrits dans le cadre des sessions de recrutement
  • Effectuer les demandes de casier judiciaire des candidats
  • Préparer les dossiers pour les sessions de recrutement
  • Préparer les matrices de comptes rendus des sessions de recrutement
  • Effectuer les réponses négatives, avant et après entretien
  • Enregistrer et répondre aux candidatures spontanées en lien avec les pôles concernés
  • Sélectionner des CV pour répondre aux demandes de candidatures des pôles pour des missions urgentes
  • Archiver les dossiers de recrutement
  • Préparer les dossiers d’accueil des nouveaux embauchés
  • Diffuser les photos des nouveaux agents sur l’intranet.

 

  • Formation
  • Gérer et suivre les demandes de préformation et de formation continue formulées par les agents de la Ville et du CCAS : ordre de mission, convocation des agents après validation, suivi des dossiers, contrôle et suivi des présences.
  • Assister les chargées de parcours professionnels dans l’organisation matérielle des formations en intra : inscriptions des agents, convocations, réservations des salles et du matériel pédagogique, impression des supports pédagogiques.
  • Effectuer les remboursements des frais de déplacement et de mission pour les préformations et les formations continues en lien avec l’enveloppe budgétaire.
  • Gérer et suivre des concours et examens professionnels organisés par les CDG et CNFPT
  • Renseigner les états de services :
  • Enregistrer les dossiers de préformation, de formation continue et de formation intra sur le logiciel CIRIL.
  • Gérer et suivre les formations BAFA, jeunesse, ainsi que les formations statutaires obligatoires
  • Gérer les ordres de mission permanents

 

  • Entretien professionnel
  • Garantir le suivi des entretiens dans les enveloppes à la signature de l’autorité territoriale
  • Scanner tous les entretiens

 

  • Démarches Qualité
  • Recenser mensuellement les formations des agents du périmètre QualivilleS.
  • Classer régulièrement les attestations de formation dans les dossiers individuels des agents.
  • Assurer le suivi des attestations de tutorat en lien avec les services concernés.
  • Planifier, préparer et gérer les entretiens d’accueil avec les nouveaux agents.
  • Planifier, préparer et gérer les entretiens des managers concernant les rapports d’étonnement.

 

  • Référente CIRIL
  • Garantir la saisie des formations selon une nomenclature
  • Contrôler les données saisies

 

  • Gestion des emplois d’été
  • Réaliser l’état des lieux des besoins
  • Planifier les postes et coordonner la gestion
  • Coordonner la gestion
  • Mettre à jour la procédure de recrutement des emplois d’été

 

  • Accueil physique et téléphonique du service
  • Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
  • Renseigner les agents
  • Vérifier la complétude des dossiers

 

  • Secrétariat du service
  • Planifier les réunions de service
  • Archiver régulièrement les différents dossiers
  • Gérer en responsabilité la boite mails drh-parcours pro : répartir les mails entre les interlocuteurs, transférer les mails aux destinataires si nécessaire. S’assurer qu’aucun mail ne reste en déshérence. Faire les accusés de réception
  • Assurer la gestion et suivi des parapheurs

RENSEIGNEMENTS LIÉS AU POSTE

  • Poste à pourvoir à compter du 1er août 2024 
  • Lieu de travail : Hôtel de ville
  • Temps complet (37h30 hebdomadaires avec 15 jours de RTT par an)
  • Rémunération : Statutaire + RI 
  • Télétravail possible
  • Accès à un restaurant administratif (participation employeur)
  • Transport : remboursement à 75% du titre de transport
  • Participation employeur au maintien de salaire
  • Possibilité d’adhésion à un comité d’œuvres sociales (loisirs, vacances, famille)

Profil

PROFIL SOUHAITÉ

  • Fonction Publique Territoriale, catégorie C, cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
  • Correspondance : M1604
  • Diplôme souhaité : titre professionnel assistante RH
  • Maitrise de la réglementation des formations des agents de la fonction publique territoriale
  • Connaissance souhaitée des textes réglementaires relatifs au recrutement.
  • Maitrise des outils bureautiques et adaptabilité aux logiciels métiers (CIRIL)
  • Capacité à travailler en équipe
  • Rigueur, organisation et discrétion
  • Autonomie et sens de l’initiative
  • Réactivité et tolérance au stress

Employeur

 40 627 habitants           

Ville de progrès, située à l’ouest de Toulouse, à 10 minutes de la capitale régionale et de l’Aéroport International de Toulouse-Blagnac, Colomiers bénéficie d’une situation géographique déterminante et de la proximité du plus important pôle économique et industriel de l’agglomération.

Colomiers est aujourd’hui la deuxième ville de la Haute-Garonne avec plus de 40 000 citoyens.

Le pôle des Ressources Humaines est à ce jour structuré en trois services (33 agents) : parcours professionnels, prévention santé et accompagnement social, et gestion statutaire des personnels

Placé.e sous la responsabilité de la responsable du service parcours professionnels, vous intervenez en support des 4 chargées de parcours professionnels sur leurs différentes fonctions : recrutement/mobilité/formation/GPEEC/entretiens annuels d’évaluation/démarche Qualité. Vous assurez également l’accueil physique et téléphonique du service ainsi que le secrétariat en lien avec 2 autres assistantes.

Informations employeur

Afficher les informations

CANDIDATURE

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Sabrina PETIT, responsable du service parcours professionnels au 05 61 15 23 95.

Vous voudrez bien adresser un CV, une lettre de motivation et votre dernier arrêté de carrière avant le 13/06/2024, à l’attention de Mme Le Maire de la Ville de Colomiers.

Par courrier : 1 place Alex-Raymond – BP 30330 – 31776 COLOMIERS Cedex

Dans le cadre de sa charte d’accueil et d’intégration des travailleurs handicapés, la Ville de Colomiers a signé une convention avec le fonds d’insertion des personnes en situation de handicap afin de favoriser le maintien dans l’emploi et le recrutement.

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