Assistant·e administratif·ve F/H

LE DÉPARTEMENT DES PYRÉNÉES-ORIENTALES RECRUTE 

Un·e Assistant·e administratif·ve F/H (Catégorie C / Filière administrative) au sein du Pôle des Solidarités / Direction de l’Autonomie / Services Ressources et Aides Sociales et Vie Sociale. 

DESCRIPTION DU POSTE 

Placé·e sous l’autorité du Responsable du Service Ressources et Aides Sociales et de la Responsable du Service Vie Sociale, le.la candidat.e retenu·e, dans le cadre de ses fonctions d’Assistant.e de gestion, assurera les missions suivantes : 

- Secrétariat des Services Ressources et Aides Sociales et Vie Sociale : 

• Accueil téléphonique et physique ; 

• Frappe des courriers et autres documents à la demande des Cadres ; 

• Suivi des plannings des Cadres, de la réservation de salle, de véhicules ; 

• Gestion et suivi des parapheurs à signer. 

- Assistant·e de gestion auprès du Service Ressources et Aides Sociales : 

• Référent.e Ressources Humaines : création, suivi et actualisation des dossiers administratifs des agents de la Direction – organisation des jurys de recrutement (constitution des dossiers, convocations…) ; 

• Référent.e formation : suivi des demandes de formation, participation à l’élaboration du plan de formation de la Direction ; 

• Référent.e logistique : recensement de toute demande de matériel informatique, téléphonie ou de mobilier – accueil de nouveaux arrivants ; 

• Soutien administratif à l’Unité Contentieux de l’aide sociale : réponses aux interrogations Notaires via l’Extranot (Portail des Notaires 66) ou par courriels (Études notariales hors département). 

- Assistant·e de gestion auprès du Service Vie Sociale : 

• Au sein de l’Unité Accueil Familial : organisation logistique des sessions de formation - accueil des participants et de la formatrice et préparation des émargements et dossiers de remboursement ; 

• Au sein de l’Unité Évènementiel et Consultation des Usagers : participation à la mise à jour des contacts (Membres du Comité Départemental CDCA) - aide à l’organisation des sessions si nécessaire - aide à l’organisation des évènements avant et pendant : diffusion, réservation de salle et/ou d’équipements, préparation de supports, émargement, mise en place... 

- Binôme de l’Assistante de Direction (en l’absence de l’agent·e titulaire) : 

• Gérer l’agenda de la Directrice ; 

• Assurer, en qualité de correspondant GTT (Gestion du Temps de Travail), le suivi de la situation des agents de la Direction dans l’outil GTT, ainsi que la diffusion des informations relatives à la GTT ; 

• Assurer, en qualité de correspondant Notilus, le contrôle des frais de déplacement des agents de la Direction ; 

• Assurer la distribution des tickets restaurants. 

- Toute autre activité qui pourrait lui être demandée dans le cadre de ses missions et compétences.