ASSISTANT(E) AU SERVICE DES RELATIONS AVEC LES USAGERS CDD 3 mois

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Présentation de la structure

L'Hôpital NOVO, situé dans le Val-d'Oise, est un établissement de santé moderne, dédié à offrir des soins de qualité et à promouvoir l'innovation dans la prise en charge des patients.
Il se distingue par son approche centrée sur le patient et son engagement envers la sécurité et la qualité des soins.
L'hôpital favorise un environnement collaboratif et dynamique, avec une équipe médicale et paramédicale compétente.

Identification du poste

Grade : Adjoint administratif (catégorie C), connaissance d'une structure hospitalière.

Il sera rattaché à la Direction Qualité, Gestion des Risques et Relations avec les usagers qui est composée du :

· Service de la qualité et de la gestion des risques
· Service des relations avec les usagers

Missions du poste

Gestionnaire des demandes de copies de dossiers médicaux des sites de Pontoise,
Beaumont et Vexin :

- Réception et analyse des demandes par courrier ou par mail,
- Information et conseil aux usagers sur les demandes de copies de dossiers médicaux,
- Transmissions des demandes par mail aux services concernés, relances,
- Facturation des copies de dossiers médicaux,
- Envoi des copies de dossiers médicaux par courrier ou par messagerie sécurisée aux usagers.

Gestion administrative :
- Traitement et réponses aux courriers de remerciements,
- Anonymisation des réclamations, transmission aux représentantes des usagers,
- Gestion du courrier (réception et enregistrements),
- Gestion des appels téléphoniques et tenue des agendas (planification de réunions, de rendez-vous familles, des conciliations et médiations),
- Rédactions des différents comptes rendus des réunions de service.

Qualités requises et compétences souhaitées

Maitrise rédactionnelle
Respect de la confidentialité
Capacité à recevoir le public de l'hôpital (patient et entourage)
Bonne communication, Savoir gérer des situations d'agressivité
Capacité à identifier les situations urgentes
Rigueur et sens des responsabilités
Gestion du stress

Moyens et outils :
Maîtrise de l'outil informatique Pack Office (Word, Excel, Power Point)

Horaires et localisation

Temps de travail : 35h / Amplitude horaire : 9h/16h30 dont temps de repas (30 minutes)