ASSISTANT-E DE DIRECTION AUPRES DE LA DIRECTION GENERALE H/F

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DATE DE PUBLICATION17/01/2024 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURVILLE DU PRE SAINT GERVAIS CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
LE PRE ST GERVAIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
93310
 VALABLE JUSQU'AU
17/03/2024

Poste

Rattaché(e) directement auprès du Directeur Général des Services, vous assurez une assistance administrative dans l’organisation de la Direction générale (gestion de l’agenda, montage de réunions complexes, priorisation des sollicitations et des urgences, etc). Placé.e au cœur du fonctionnement institutionnel de la collectivité, vous assurez un rôle essentiel dans la bonne organisation des réunions et instances administratives stratégiques de la collectivité et la circulation de l’information au sein de la direction générale.

Dans ce cadre, vous assurez les missions suivantes :

Assurer le secrétariat général de la Direction Générale :

  • Assurer la tenue et le suivi de l’agenda du Directeur général des services et des DGA « Ressources et modernisation de l’action publique » et « Services à la population et RH » ;
  • Préparer les dossiers en amont des réunions et rendez-vous ;
  • Préparer et suivre les réunions stratégiques de la Direction générale ;
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction générale ;
  • Veiller à la transmission d’un premier niveau de renseignement aux interlocuteurs de la Direction générale ;
  • Centraliser les contributions des services pour les documents stratégiques et transverses de la collectivité ;
  • Assurer l’organisation et la coordination logistique des réunions et séminaires ;
  • Rédiger les ordres du jour des réunions régulières (Board, CODIR, réunions de département, Comité Social Territorial...) ainsi que les comptes-rendus ;
  • Organiser les moments de convivialités de la direction générale (Séminaires de l’administration, pots de départ…)

Assurer le suivi administratif et financier :

  • Gérer le budget de la Direction générale et de la Direction des affaires juridiques, des assemblées et de la commande publique ;
  • Assurer le suivi des contrats d’assurance et des certificats ;
  • Assurer le suivi des sinistres : déclaration des sinistres et suivi de la procédure des sinistres déclarés, participation aux réunions d’expertise, le cas échéant ;
  • Assurer la gestion des commandes de fournitures pour l’ensemble des services communaux ;
  • Produire ou relire des documents pour le compte de la direction générale (compte-rendu de réunion, courriers, notes de synthèse, tableaux) ;
  • Gérer le courrier entrant et sortant et son suivi sur le logiciel courrier (Maarch) en lien avec l’agent appariteur ;
  • Suivre et réguler auprès des services les demandes des usagers via le portail « Mes Démarches ».

Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique :

  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
  • Organiser le classement et l'archivage des dossier.

Profil

De niveau Baccalauréat ou plus, et doté(e) de grandes capacités organisationnelles et rédactionnelles. Vous faites preuve d’une grande discrétion et savez travailler en transversalité et en équipe. Vous avez le sens de l’écoute et du dialogue et une aisance relationnelle.

Employeur

Ville dynamique et solidaire de 18 000 habitants (surclassée 20 à 40 000 habitants avec un quartier politique de la ville) et 350 agents, le Pré Saint -Gervais vous séduira par sa dimension à taille humaine tout en étant au cœur des grands enjeux de la Métropole (Membre du Territoire Est Ensemble de plus de 400 000 habitants et limitrophe de la ville de Paris, dont le Maire est 2ème Vice-président en charge des politiques d’aménagement).

Informations employeur

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La collectivité offre des conditions d’emplois attrayantes tant en termes de rémunération que d’actions sociales :

Rémunération statutaire - Régime indemnitaire - Prime de fin d’année – CNAS - titres restaurant - participation mutuelle et prévoyance - Télétravail – Don de jours - CET monétisé -Moments de convivialité et proximité

Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur le Maire et à envoyer à [email protected] (en indiquant en objet : candidature + Nom + Prénom) ou à l’adresse suivante : Hôtel de Ville, 84 bis rue André-Joineau, 93310 Le Pré Saint-Gervais.

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