Assistant.e de direction - Cabinet de la Présidence F/H

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DATE DE PUBLICATION22/09/2022 TYPE DE CONTRATContractuel, Contrat Pro - Alternance - Apprentissage - Stage, Titulaire
RECRUTEURUNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
CRETEIL
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
94000
 VALABLE JUSQU'AU
22/11/2022

Poste

ASSISTANT.E DE DIRECTION - CABINET DE LA PRÉSIDENCE

TYPE DE POSTE :

vacant

CATÉGORIE :

C

GRAND DOMAINE :

Direction

QUOTITÉ :

100% :

BAP J :

Gestion et pilotage

FAMILLE :

Administration et pilotage

SITE GEOGRAPHIQUE

Campus Centre

COMPOSANTE / DIRECTIONS / SERVICE

Cabinet de la Présidence

CORPS

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

EMPLOI TYPE / REFERENS

Adjoint-e en gestion administrative

MISSIONS

Sous l’autorité du Directeur de cabinet / ou du Directeur des affaires juridiques et générales (DAJG), l’assistant de direction a pour mission d’exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

•    Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
•    Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
•    Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
•    Saisir les commandes de la structure sur le logiciel financier (Sifac) et gérer les services faits
•    Retranscrire des informations orales à l’écrit : compte-rendu de réunions
•    Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
•    Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
•    Assurer le soutien logistique (locaux – matériels – fournitures …) de l’activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques), assister les équipes de la structure
•    Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
•    Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
•    Classer et archiver des documents
•    Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
•    Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
•    Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Conditions particulières d’exercice :
•    
Service partagé ponctuel et réciproque sur le poste d’assistant de direction de la DAJG avec le poste d’assistant de direction de la DGS lors des absences du collègue (sur des temps courts)
•    Amplitude horaire importante éventuelle certains jours (dans le respect de l’obligation annuelle de 1607 heures avec horaire variable)

Télétravail possible 1 jour par semaine – Poste handi-accessible.

Conditions de recrutement :
Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents :
-  titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement 
- contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement , rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation selon profil, soit à partir de 1427 € net/mois 

Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : [email protected]

Profil

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances

Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

Savoir-faire

Accueillir et prendre des messages
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être

Sens de l’organisation
Réactivité
Sens relationnel
Discrétion

Employeur

Avec plus de 40 000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France.
Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 15 composantes (facultés, écoles, instituts, observatoire) ainsi que 32 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines.
L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 260 millions d’euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements.
Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/

Informations : 37h30/semaine modulables, accompagnement dans l’évolution professionnelle, 47 jours de congés annuels, espaces de restauration pour les personnels, activités culturelles et de loisirs à tarifs préférentiels, Site directement accessible par RER/Bus/Métro/A4, ...

Informations employeur

Afficher les informations

Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) Direction des Ressources Humaines 61, avenue du Général de Gaulle 94010

Listes des postes vacants : http://www.u-pec.fr/vous-etes/personnel-administratif-et-technique/recrutement-immediat/

• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature impérativement à l'adresse mail suivante : [email protected]
Toute candidature reçue par un autre biais ou incomplète ne sera pas étudiée, merci donc de ne pas répondre directement sur le site

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