Assistant.e de direction de la Maison Du Doctorat H/F

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DATE DE PUBLICATION04/07/2022 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
04/09/2022

Poste

Fonction : Assistant.e de direction de la Maison Du Doctorat H/F

Métier ou emploi type* : J4C42 – Technicien-ne en gestion administrative

Fonction référentiel interne : BP-0430

* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J - Gestion et pilotage

Affectation

Administrative : Maison du Doctorat

Géographique : Université Paris-Saclay – Maison du Doctorat, Ecole normale supérieure, 4, avenue des Sciences 91190 Gif-sur-Yvette.

 

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

La maison du doctorat a pour mission de mettre en œuvre la politique de formation doctorale de l’Université Paris-Saclay et contribuer à augmenter la visibilité et l’attractivité du Doctorat.

 

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice de la maison du doctorat, l’assistant.e de direction de la Maison du Doctorat assure des tâches polyvalentes d’assistante pour la direction de la Maison du Doctorat et la gestion administrative et logistique.

 

Missions principales de l’agent : 

Gestion administrative

  • Traitement et suivi du courrier et archivage des documents
  • Accueil et installation des arrivants
  • Gestion des agendas, accueillir les usagers, suivre les demandes
  • Accueil physique des docteurs sur rendez-vous pour la remise des diplômes et pour les orienter
  • Assurer la gestion et le suivi de la production des cartes étudiant et la transmission aux écoles doctorales et mise à jour dans le système d’information Doctorat (ADUM)
  • Préparation des conseils et des réunions de la Maison du Doctorat
  • Rédaction des comptes rendu
  • Mettre en œuvre et tenir à jour classement, l’archivage des dossiers des docteur.e.s
  • Participation à l’organisation des concours de recrutement des doctorants organisés ou coordonnés par la Maison du Doctorat, (collecte des projets doctoraux, collecte des dossiers de candidatures, logistique, préparation et organisation des jurys). 

 

Gestion financière

  • Etablissement, suivi et contrôle des opérations comptables et financières
  • Organisation des déplacements et traitement des demandes et notes de frais de mission
  • Réalisation de tableaux de bord pour le suivi des dépenses
  • Gestion des différentes commandes (consultation du marché, demandes de devis, établissement des bons de commande, suivi de la facturation) et suivi des stocks

 

Communication et la circulation de l’information

  • Informer les services de scolarité et des assistantes pédagogiques sur les procédures à suivre
  • Assurer l’interface entre les doctorants, les directeurs de thèse, les unités de recherche et les différents services administratifs (scolarité, RH, Relations internationales notamment).
  • Accueillir et informer les directeurs et assistants des écoles doctorales, les responsables d’axe.
  • Participer à l’organisation et l’animation des événements de la Maison du Doctorat (Forums, cérémonies, événements…)
  • Mise en ligne des formations, suivi et validation des inscriptions
  • Echange avec les formateurs et gestion de la logistique (réservation des salles pour les formations, feuilles d’émargement, commande de matériel, émission de bon de commande et traitement des factures…)
  • Production de statistiques sur les formations à partir de l’outil de gestion

Profil

Compétences attendues

Connaissance, savoir :

  • Connaissance de la réglementation et de l’environnement enseignement supérieur et recherche
  • Bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles doctorales

 

Savoir-faire :

  • Bureautique (Word, Excel, web)
  • Anglais : savoir se faire comprendre au quotidien à l’oral et à l’écrit
  • Savoir appliquer des procédures et des règles
  • Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir concevoir et rédiger les messages dans un style adapté
  • Connaissance basique des CMS et des réseaux sociaux

 

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Capacité à travailler en réseau
  • Excellent relationnel
  • Forte capacité d’autonomie
  • Confidentialité
  • Diplomatie
  • Créativité

 

Conditions particulières d’exercice :

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Astreintes éventuelles.

 

Encadrement : NON                                      

Conduite de projet : NON

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
 

Informations employeur

Afficher les informations

Contacts

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par courriel à Hamida MULLER, Directrice de la Maison Du Doctorat via le lien URL suivant :

 

Date de prise de fonction : Dès que possible

 

PEP : https://jobaffinity.fr/apply/46uo499qaubmwy9m4j

Site internet : https://jobaffinity.fr/apply/46uo499qaubmwy9m4j

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