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Assistant(e) de direction des services techniques Spécificités liées à la Direction de l’espace Public (H/F)

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DATE DE PUBLICATION16/02/2024 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURVILLE DE CLICHY SOUS BOIS CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
CLICHY SOUS BOIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
93390
 VALABLE JUSQU'AU
16/04/2024

Poste

Collectivité: Clichy-sous-Bois

Département : Seine-Saint-Denis 93

Cadre d’emploi : adjoint administratif C / Rédacteur B- filière administrative

Recrutement : par voie statutaire (mutation, détachement, liste d’aptitude) ou à défaut par voie contractuelle

Poste à temps complet

Rémunération : Régime indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle

 

Au sein de la direction des services techniques et sous l’autorité de la directrice des espaces publics et des moyens techniques, vous aurez pour missions :

  • Accueil physique, numérique et téléphonique
  • Organisation des agendas et réunion
  • Prise de note et compte rendu
  • Travaux bureautique et secrétariat et assistanat de la DEPMT
  • Situation de modération aux services techniques

 

Les missions du poste

 

Spécificités liées au Poste DEPMT :

L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima des tâches spécifiques grâce à la polyvalence développée avec les 2 autres assistantes du pôle.

  • Concours Maisons Fleuries : organisation du concours, du circuit, remise des diplômes et distribution des prix.
  • Mise à jour des listes de concessionnaires.
  • Gestion des arrêtés et décisions municipales : établit les actes réglementaires pour les manifestations sur voie publique sur instruction de la Direction.
  • Etablissement des actes réglementaires pour toute autorisation de voirie sur instruction de la Direction.
  • Etablissement pour le service financier la liste annuelle des bénéficiaires des autorisations de voirie donnant droit à perception de tarifs communaux.

Missions communes aux Assistantes DST

         Travaux bureautique secrétariat DEPMT :

  • Accueil téléphonique et orientation.
  • Prise de note et mise en forme des courriers, notes et compte-rendu.
  • Enregistrement informatique, mise en signature et envoi des courriers « départs » des ST.
  • Classement dans le classeur chrono général des courriers ST.
  • Suivi des Tell my city.
  • Tenue du ou des agendas : prise de rendez-vous, réservation de salles – convocations – rappel de réunions.
  • Gestion de la messagerie électronique commune aux ST.
  • Gestion et transmission de l’information.
  • Classement et archivage de documents.
  • Rédaction d’actes administratifs, suivi et notification.
  • Prendre des messages et les transmettre aux intéressés, apporter réponse aux sollicitations si possible.
  • Renseignements et informations services internes, information par courrier électronique.
  • Gestion des congés et absences : mise à jour du planning.
  • Suivi de l’affichage des arrêtés de voirie en interne aux ST.

 

L’agent bénéficie d’une organisation doublonnée pour la réalisation à minima de tâches prédéfinies, et à contrario grâce à la polyvalence développée avec l’assistante DPB.

 

Situation de Modération aux services techniques (Missions de remplacement)

 

  • Dispatching format papier des courriers enregistrés sous MAARCH.
  • Rédaction de courriers sur MAARCH.
  • Remplacement en mission de base des autres assistantes au besoin.
  • Modérateur du logiciel « Tell My City ».
  • Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent (appels téléphoniques et accueils physiques), apporter réponse aux sollicitations si possible.
  • Recevoir et orienter les demandes en fonction des besoins.
  • Distribution en interne des courriers à traiter et renseignement des tableaux « entrants » pour suivi des mains courantes et courriers signalés.
  • Saisie informatique de bon de commande au besoin.
  • Suivi tableau des courriers signalés en interne.
  • Distribution des sacs de déchets verts.
  • Gestion des fournitures de bureau et recensement des besoins.
  • Remise et suivi des cartes de carburant.
  • Tenue du cahier d’appel.

Profil

  • Connaissance de l’environnement territorial, Connaissance générale de l’organisation de la collectivité,
  • Connaissance des méthodes et outils de secrétariat,
  • Organisation de réunions,
  • Connaissance des méthodes et outils de secrétariat,
  • Maîtrise des gestions de bases de données et outils numériques,
  • Connaissance des règles de maîtrise d’ouvrage public et des marchés publics,
  • Rigueur, fiabilité, respect, discrétion,
  • Précision et organisation dans les toutes les phases du travail,
  • Capacité d’analyse et de synthèse, Capacité de raisonnement analytique,
  • Capacité à travailler en équipe, diplomatie,
  • Capacité à rendre compte - Capacité à communiquer et faire preuve de pédagogie,
  • Ponctualité, assiduité,
  • Autonomie dans l’organisation et réalisation du travail,
  • Reporting régulier à sa hiérarchie du déroulement de ses activités,
  • Surveillance et alerte de son responsable en cas dysfonctionnement.

Nombre d’heures : 1607h

Décomposition des horaires hebdomadaires : 37h30 (8h30-12h/13h30-17h30)

40 jours de congés (25 Jours de congés annuels + 15 Jours de réduction du temps de travail annualisés)

- Bureau partagé au CAT avec l’assistante de la Direction du patrimoine bâti,

- Travail seul ou en équipe,

- Horaires d’amplitude réguliers sauf nécessité de service public,

Employeur

Ville jeune et dynamique, forte de projets novateurs et riches de sens, Clichy-sous-Bois est une collectivité résolument tournée vers l'avenir. Les grands enjeux de territoire de demain, tels que l'inclusion dans le projet du Grand Paris, vont modifier le paysage Clichois et amener notre ville à plus de modernité et d'inclusion aux plans départemental et régional. Le déploiement prochain de la nouvelle ligne Grand Paris Express, ou encore le Programme de Rénovation Urbaine (précurseur en France), sont les signes visibles de la dynamique positive dans laquelle Clichy-sous-Bois s'inscrit.

Dans ce cadre stimulant et plein de promesses, nous souhaitons nous entourer de collaborateurs de qualité, et permettre à des profils diverses de s'épanouir dans une collectivité soucieuse du facteur humain et désireuse de le valoriser. Alors n'hésitez pas à consulter régulièrement nos annonces et nos posts, afin de vous tenir au courant des dernières opportunités et nous faire savoir votre envie de travailler avec nous !

Informations employeur

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Pour répondre à cette offre, merci d’adresser une lettre de motivation manuscrite accompagnée d’un CV à :

Monsieur le MAIRE de Clichy-sous-Bois

Hôtel de ville

Place du 11 novembre 1918

93390 Clichy-sous-Bois

ou

[email protected]

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