Assistant.e de direction F/H

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DATE DE PUBLICATION24/01/2023 TYPE DE CONTRATCDI, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURCAMPUS CONDORCET CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
AUBERVILLIERS
 SALAIRE
De 20 000€ à 30 000€
CODE POSTAL
93300
 VALABLE JUSQU'AU
24/03/2023

Poste

Auprès du président et du directeur général, l’assistant.e de direction assurera les missions suivantes en toute discrétion et confidentialité:

A ce titre il.elle prendra notamment en charge :

  • Le secrétariat de la Présidence et du Directeur Général dont:
    • Les agendas du Président en collaboration et du Directeur Général ainsi que la prise, l’organisation et le suivi de leurs rendez-vous ;
    • La gestion du courrier de la Présidence et du Directeur Général : Enregistrer, trier, réceptionner et envoyer le courrier ;
    • Le suivi systématique des sollicitations ;
    • Le classement des documents et leur archivage ;
    • La préparation et le suivi des réunions et la gestion des aspects logistiques (locaux, matériels et fournitures…) ;
    • La saisie, la mise en forme de documents ;
  • L’accueil téléphonique et physique, l’information et l’orientation des visiteurs ;

Plus généralement il.elle prend en charge le quotidien professionnel du président et du directeur général et assure l’interface entre l’équipe présidentielle, l’ensemble des services et les partenaires.

Ces activités impliquent l’accès et la gestion de documents confidentiels (courriers réservés notamment).

Autres activités :

  • Logistiques : La mise en place des buffets pour les instances (CA, CS..), les réservations auprès des hôtels, une assistance pour les réservations des salles pour certains membres de l’équipe et plus particulièrement pour la salle du Conseil d’administration;
  • L’alimentation de tableaux de bord sur l’outil de gestion financière SIFAC : devis, saisie de bons de commande et constatation de services faits, état des dépenses.
  • Assistanat ponctuel aux directions de la communication (organisation d’événements), de l’architecture/urbanisme (réceptions des candidatures, envoi de convocations, mise en forme et envoi de lettres…), dans la préparation des conseils scientifiques, dans la gestion d’événements et de parapheurs.
  • Relais et partenariat avec l’assistante de direction des Affaires Générales pour la gestion des badges (cantine, entrées, clefs) et pour l’organisation des instances (CA, bureaux…) notamment en période de congés.

Profil

Connaissances:

  • Organisation, enjeux et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

Compétences opérationnelles:

  • Connaissance approfondie des techniques de secrétariat de direction
  • Connaissance générale de la gestion administrative
  • Qualité rédactionnelle
  • Maitrise des outils bureautiques

Compétences relationnelles :

  • Discrétion absolue
  • Capacité à évaluer et hiérarchiser des besoins
  • Capacité à travailler en équipe
  • Savoir rendre compte
  • Sens de l’initiative, de l’organisation et autonomie
  • Rigueur et fiabilité
  • Savoir rendre compte

Employeur

Le Campus Condorcet est un nouveau campus de recherche et de formation à la recherche en sciences humaines et sociales, porté par l’établissement public Campus Condorcet. . Ouvert depuis la rentrée 2019 sur le territoire d’Aubervilliers, le Campus Condorcet accueille plus de 80 équipes de recherche et près de 5000 personnes (académiques et étudiants et personnels administratifs et techniques), issus de onze établissements et organismes d’enseignement supérieur et de recherche. Il dispose d'une structure complète de services, au premier rang desquels un centre de colloques et une grande bibliothèque de recherche (Humathèque).

Un second site situé Porte de La Chapelle est en cours de construction, et sera livré en 2025. Dans ce contexte de poursuite du développement de l’EPCC et dans le cadre d’un remplacement, la Présidence et la Direction générale recrute un.e assistant.e de direction.

Informations employeur

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Campus Condorcet

8 cours des Humanités à Aubervilliers

Accès: Ligne 12 du métro station Front populiare

RER B ou D: Stade de France

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Assistant.e de direction F/H

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