Assistant(e) de direction F/H

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DATE DE PUBLICATION20/10/2022 TYPE DE CONTRATTitulaire
RECRUTEURILE DE FRANCE MOBILITES CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
De 30 000€ à 40 000€
CODE POSTAL
75009
 VALABLE JUSQU'AU
20/12/2022

Poste

La direction générale dirige l'ensemble des équipes d'Ile-de-France Mobilités. Elle fixe les orientations stratégiques, fait le lien entre les services et la Présidente et rend des arbitrages sur tous les sujets qu'elle n'a pas déléguée aux directeurs. Elle est composée du directeur général, de deux directeurs généraux adjoints et d’une assistante.

La Mission Grand Paris Express et la Mission Sûreté lui sont également rattachées.

-        la mission Grand Paris Express, coordonne l’action d’Ile-de-France Mobilités sur le futur réseau de métro constitué par les lignes 15, 16, 17 et 18. Elle comporte une directrice et une coordinatrice.

-        la mission Sûreté définit les politiques de sûreté dans les transports en commun en Ile-de-France. Elle est composée d’une déléguée régionale et d’un coordonnateur sûreté.

Par ailleurs, Ile de France mobilités est membre de l’EMTA « European Metropolitan Transport Authorities », association qui réunit les autorités organisatrices des transports dans les métropoles européennes. Le directeur général d’Ile-de-France mobilités assure la Vice-présidence du Conseil d’administration.

Missions / Activités

L'assistant-e des missions GPE, Sûreté et EMTA apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers, nécessaire au bon fonctionnement des activités. 

A ce titre, il-elle assure :

-       L'accueil physique, la réception et le filtrage des appels téléphoniques, l’orientation des interlocuteurs internes et externes,

-       Le traitement des courriers, courriels et appels entrants (enregistrement, suivi)

-       Le traitement des courriers sortants (relecture, suivi des visas et signatures, envoi, classement) 

-       L’organisation des agendas,

-       La préparation, l'organisation matérielle et logistique des différents événements professionnels (réunions, assemblées générales, déplacements, interventions, séminaires, réceptions, conférences téléphoniques…), en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,

-       La rédaction de courriers, notes et compte rendus,

-       La préparation et le contrôle de documents, 

-       Le classement et l'archivage de dossiers,

-       Le suivi de dossiers particuliers en lien avec les membres de la direction générale,

-       Le suivi de l’exécution des budgets alloués (engagements, émission des bons de commandes, mise en paiement des factures, vérification des pièces justificatives), 

-       Le suivi administratif et financier des conventions et marchés. 

II-elle vient également en appui à l’assistante de la direction générale, avec laquelle elle travaille en lien étroit, et assure son intérim durant ses absences. Elle prend également une part active au réseau des assistant-e-s de l'établissement.

 

Profil

Connaissances mobilisées :

-       Techniques d’assistanat,

-       Maîtrise des logiciels bureautiques : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)

-       Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, …)

-       Maîtrise des procédures administratives et comptables,

-       Maîtrise de la construction d’outils de planification, de reporting et de tableaux de bord,

-       Méthodes de classement et d’archivage,

-       Parfaite connaissance des interlocuteurs internes et externes,

-       Connaissance de l'environnement public,

-       Bonne pratique de l’anglais.

Compétences requises

-     Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec divers interlocuteurs internes          et  externes,

-      Sens de l'organisation et des priorités,

-       Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale,

-         Aisance relationnelle,

-       Aptitudes à évaluer les informations, à anticiper,

-       Autonomie et rigueur de travail,

-       Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence,

-       Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique,

-       Aptitudes à travailler en réseau,

-       Fiabilité, réactivité, confidentialité et réserve,

         Disponibilité.

Expérience :

Confirmée dans le secteur public sur des fonctions d'assistanat de direction.

Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.

Autres informations 

Conditions : emploi ouvert aux fonctionnaires de catégorie C des trois fonctions publiques.

Spécificité du poste : les postes d'assistant à titre exclusif comportent des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires.

 

Employeur

Île-de-France Mobilités est l’Autorité Organisatrice des Mobilités Durables (AOMD) en Île-de-France. Elle organise et développe le service public de transport et coordonne les politiques liées à la mobilité des franciliens. Etablissement public administratif relevant de la Fonction Publique Territoriale, ses 487 agents pilotent chaque jour des centaines de projets allant de la construction de nouvelles lignes de transport au renouvellement des matériels roulants, en passant par la création de nouveaux services tels que la dématérialisation des titres de transport ou le service de location longue durée de vélo à assistance électrique Véligo Location.

Le réseau d’Île-de-France Mobilités est l’un des plus importants réseaux de transports en commun du monde. Ce réseau s’étend et se modernise afin d’offrir aux 12 millions de franciliens et aux 50 millions de visiteurs annuels un service toujours plus performant avec plus de 200 km de nouvelles lignes de métro, tramway et RER en constructions, une flotte de bus 100% propre…

Chiffres-clés

Informations employeur

Afficher les informations

La direction générale dirige l'ensemble des équipes d'Ile-de-France Mobilités. Elle fixe les orientations stratégiques, fait le lien entre les services et la Présidente et rend des arbitrages sur tous les sujets qu'elle n'a pas déléguée aux directeurs. Elle est composée du directeur général, de deux directeurs généraux adjoints et d’une assistante.

La Mission Grand Paris Express et la Mission Sûreté lui sont également rattachées.

-        la mission Grand Paris Express, coordonne l’action d’Ile-de-France Mobilités sur le futur réseau de métro constitué par les lignes 15, 16, 17 et 18. Elle comporte une directrice et une coordinatrice.

-        la mission Sûreté définit les politiques de sûreté dans les transports en commun en Ile-de-France. Elle est composée d’une déléguée régionale et d’un coordonnateur sûreté.

Par ailleurs, Ile de France mobilités est membre de l’EMTA « European Metropolitan Transport Authorities », association qui réunit les autorités organisatrices des transports dans les métropoles européennes. Le directeur général d’Ile-de-France mobilités assure la Vice-présidence du Conseil d’administration

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