Assistant.e de direction H/F

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DATE DE PUBLICATION 19/02/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire
RECRUTEUR UNIVERSITE DE BORDEAUX   CATÉGORIE C
LIEUX DE TRAVAIL
TALENCE
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

 

Fondamentalement pluridisciplinaire, l’université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et comptabilise 6 000 personnels (dont 2 800 personnels BIATSS), ainsi que 1 000 personnels « hébergés » issus des organismes de recherche (CNRS , Inserm , …). Elle est dotée d’un budget global d’environ 560 M€.

Lauréat des grands programmes nationaux d’investissement en faveur de l’ESRI (opération Campus et Idex), respectivement dotés de 450 et 700 millions d’euros, et candidat à la pleine propriété de son patrimoine immobilier, cet établissement connaît une trajectoire et une dynamique d’évolution résolument tournées vers un modèle d’université de recherche à rayonnement international. 

L’université de Bordeaux est composée de quatre collèges de formation et de trois départements de recherche regroupant respectivement en leur sein, des composantes internes (UFR, instituts et unités de formation) et des unités de recherche (équipes d’accueil, unités mixtes de recherche et un Observatoires des sciences de l'univers). Elle comprend également un collège des écoles doctorales, une Ecole Supérieure du Professorat et de l’Éducation (ESPE ), un Institut des Sciences de la Vigne et du Vin (ISVV), un Institut Universitaire de Technologie (IUT) ainsi qu’un Centre de Formation des Apprentis (CFA). Ces différentes composantes se répartissent sur l’ensemble du territoire régional aquitain et plus particulièrement au sein du département de la Gironde avec les campus de Bordeaux, Talence, Pessac et Gradignan. Le patrimoine bâti sur l’ensemble de ces sites universitaires représente plus de 567 000 m2.

Créé en octobre 2016, le collège des écoles doctorales élabore une stratégie de développement et de promotion du doctorat de l’Université de Bordeaux en partenariat avec les 8 écoles doctorales, les 4 collèges de formation et les 11 départements de recherche. Il met en œuvre les actions en lien avec cette stratégie et à ces fins assure des missions par ses propres moyens (offre de services aux doctorants, répartition des moyens, des contrats doctoraux …) ou en appui avec d’autres pôles de l’établissement (FIPVU, RIPI, RHDS …).

Ce collège est le seul à l’interface de la formation et de la recherche. Il s’est mis en place en même temps qu’un nouveau cadre national pour la formation doctorale et s’est doté dès janvier 2017 d’un système d’information dédié (ADUM).Il est composé de 24 ETP répartis sur plusieurs sites dont 13 au A33.

Poste

Au sein du collège des écoles doctorales, l’assistant(e) de direction aura un rôle majeur dans l’articulation de toutes les activités. Il (ou elle) coordonnera un ensemble de services à destination des doctorants/docteurs et des personnels du collège. Il (ou elle) aura en charge l’accueil et l’animation bilingue du collège. Il (ou elle) participera à la promotion du doctorat de l’université.

Activités essentielles :

  • Accueillir, informer et orienter les doctorants et les partenaires nationaux ou internationaux du collège
  • Organiser les événements du collège (rentrée…)
  • Organiser et participer aux réunions mensuelles du collège
  • Réaliser les mises à jour bilingue du site web
  • Appliquer les procédures dédiées au domaine
  • Suivre le budget du collège et gérer les SO de la direction
  • Organiser les réunions de la direction
  • Suivre les plannings de la direction

Le cas échéant, activités associées :

  • Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et courriel
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions BO …
  • Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus
  • Relancer les interlocuteurs internes, nationaux ou internationaux
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser en français et/ou en anglais
  • Assurer le soutien logistique de l’activité (locaux, matériels, fournitures, installation des personnels ...) et des manifestations (réunions, rentrée ...) du collège.
  • Classer et archiver des documents papier et numérique

Profil

Connaissances :

  • De  l’enseignement supérieur et de la recherche
  • De langue anglaise (B1 minimum)
  • Des techniques d’élaboration de documents
  • Des techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Des techniques de gestion administrative et budgétaires
  • Des techniques d’élaboration de documents
  • Des techniques de communication
  • De la culture internet

Compétences opérationnelles :

  • Accueillir différents publics (doctorants, doctorants étrangers, docteurs, directeurs des écoles doctorales, directeurs de thèses)
  • Savoir gérer son activité dans un cadre de gestion complexe (conseils, budget ,..)
  • Mettre en œuvre la réglementation, les procédures et les règles
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Savoir analyser et synthétiser
  • Trier, hiérarchiser et classer les informations
  • Rédiger des rapports
  • Savoir rendre compte
  • Savoir travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (GFC…)
  • Utiliser les outils bureautiques (pack office)

Compétences comportementales :

  • Autonomie
  • Sens de l’organisation
  • Sens relationnel
  • Réactivité
  • Rigueur/fiabilité
  • Capacité de discernement

Informations employeur

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CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 19 mars 2019 à :
[email protected]

Rémunération

Groupe IFSE C2

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