Assistant(e) de direction (H/F)

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DATE DE PUBLICATION 10/07/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire
RECRUTEUR ENA / ECOLE NATIONALE D'ADMINISTRATION   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
Bas-Rhin
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

CONTEXTE :
L’École nationale d’administration a pour principes fondateurs de démocratiser l’accès à la haute fonction publique et de professionnaliser la formation des hauts fonctionnaires.
L'ENA a pour missions :
■ le recrutement et la formation initiale des hauts fonctionnaires français et étrangers
■ la formation continue et le perfectionnement de fonctionnaires français et étrangers, dans le cadre de sessions de courte ou de longue durée
■ les relations européennes et internationales bilatérales et multilatérales en matière de gouvernance publique et d’administration
■ la formation aux questions européennes et la préparation aux concours d’entrée dans les institutions européennes

Poste

Assistant(e) de direction 

IDENTIFICATION DU POSTE
Catégorie / corps / statut : B / secrétaire administratif
Recrutement ouvert aux fonctionnaires exclusivement
Détachement 2 ans renouvelable
Emploi-type : Chargé de coordination des assistants de direction


LOCALISATION ET AFFECTATION DU POSTE
Lieu de travail : Ecole Nationale d’Administration, 1 rue Sainte Marguerite, 67080 Strasbourg Cédex
Direction / service : Direction de l’Ecole
Rattachement hiérarchique : Sous la responsabilité directe du Directeur de l’établissement et en lien direct avec la cheffe de cabinet

MISSIONS DU POSTE
■ Assurer le secrétariat particulier du Directeur de l’ENA
■ Assister le Directeur dans l’organisation et la planification quotidienne de ses activités et assurer son secrétariat
■ Assurer un rôle d’interface entre les directions et services de l’Ecole et l’extérieur

ACTIVITES DU POSTE
Les activités liées au poste sont réalisées en binôme avec l’autre assistante de direction et en étroite collaboration avec le cabinet. La continuité de service sera organisée par la cheffe de cabinet.
■ Accueil téléphonique et physique
■ Application et contrôle des règles de protocole
■ Gestion des messages et des contacts
■ Traitement et suivi du courrier et courriel et en assurer un premier traitement
■ Gestion des déplacements du Directeur
■ Gestion des affaires réservées du Directeur
■ Planification et prise de rendez-vous, tenue d’agenda et coordination des échéances
■ Préparation et organisation des réunions et rendez-vous extérieurs du directeur
■ Traitement et suivi des parapheurs des directions et suivi des fiches de circulation
■ Prise de notes
■ Rédaction, relecture et mise en forme de documents
■ Préparation et suivi des dossiers en relation avec le secrétariat des autres directions
■ Coordination de l’activité de secrétariat avec les assistants de direction de l’Ecole
■ Suivi de l’avancement des actions internes demandées par le Directeur et lui en rendre compte
■ Contribution à la mise en place de procédures
■ Mise à jour des bases de données (fichiers, annuaires), suivi de tableaux de bord et statistiques
■ Suivi des dépenses du Directeur et du cabinet
■ Classement et archivage du Directeur et du cabinet : assure la fonction de correspondant « archives »

Profil

COMPETENCES
Le titulaire du poste doit souvent accomplir les tâches confiées en contactant différents interlocuteurs, ce qui implique une bonne compréhension des enjeux et une excellente capacité de reformulation.
De plus, il agit souvent en temps réel en prenant en compte des informations nombreuses et diversifiées.

NIVEAUX REQUIS, EVOLUTION ET CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE
Niveau de responsabilité : 3/4
Niveau d’autonomie : 3/4
Expérience professionnelle : 10 ans d’expérience confirmée sur poste similaire
Formation initiale : Niv III (Bac+2 assistant manager)


Conditions particulières d’exercice :
■ Disponibilité et flexibilité horaire : une permanence doit avoir lieu de 9H à 17H tous les jours. Vus les impératifs de direction, l’agent pourra être mobilisé ponctuellement en fonction des dossiers et des urgences, en collaboration avec l’autre assistante de direction (organisation en binôme) et le cabinet.
■ Confidentialité et discrétion
■ NBI 15 points

Savoirs :

  • Connaissances générales du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique
  • Maîtrise des techniques de secrétariat
  • Très bonne connaissance des règles de protocole
  • Connaissance des procédures et règles budgétaires

Savoir-faire

  • Répondre à des besoins
  • Capacité de veille et d’alerte pour la direction
  • Planifier et respecter des délais
  • Gérer des priorités et des situations d’urgence
  • Appliquer les procédures et les règles de façon très rigoureuse
  • Accueillir un public multi-culturel et gérer des interlocuteurs de haut niveau (experts, diplomates,…)
  • Travailler en équipe et en transversalité
  • Capacité à animer un réseau
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word-Excel-PowerPoint-Outlook) et logiciels de scolarité et frais de missions
  • Maîtrise de la rédaction d’écrits administratifs
  • Rendre compte de son activité et ses difficultés à sa hiérarchie

Savoir-être

  • Respect de la confidentialité, et des consignes
  • Sens de l’organisation, rigueur et méthodologie
  • Réactivité et autonomie, Adaptabilité, polyvalence, Force de proposition
  • Curiosité intellectuelle
  • Excellent relationnel
  • Esprit équipe
  • Sens de la diplomatie, Discrétion
  • Dynamique
  • Capacités d’analyse et de synthèse
  • Sens du service