Assistant-e de direction h/f

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DATE DE PUBLICATION 13/12/2017   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR Sorbonne Université   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€. Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au coeur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en oeuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Poste

Fonctions : Assistant-e de direction
Emploi-type : [Referens] J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECHNICIEN DE RECHERCHE & FORMATION
BAP : J - Gestion et pilotage


Activités principales :
Placé(e) auprès du/de la Directrice générale des services de Sorbonne Université, l’assistant(e) de direction a pour mission d’assister sa responsable dans l’exécution de ses activités et d’en optimiser la gestion.

Il/elle assure le secrétariat de la DGS et à ce titre exerce les activités principales suivantes :

- Accueil et orientation des visiteurs et correspondants téléphoniques,
- Gestion des plannings et messageries,
- Tenue et gestion des agendas
- Gestion financière de la structure,
- Organisation des rendez-vous, réunions, les déplacements en France et à l’étranger
- Rédaction de courriers et suivi des demandes,
- Préparation des dossiers en vue des réunions,
- Archivage,
- Gérer la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture, …)
- Élaboration de supports de communication, tableaux de bord et bilans,
- Préparation et/ou soutien administratif et logistique d’évènements.

Profil

Connaissances requises :
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Connaissance générale des procédures administratives
- Connaissance des techniques de secrétariat

Savoir-faire :
- Savoir organiser et planifier ses activités,
- Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d’information écrite ou orale (pratique de l’anglais appréciée),
- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en œuvre de logiciels bureautiques courants,
- Proposer des modes d’organisation, de simplification

Savoir-être :
- Organisation
- Rigueur
- Excellent relationnel
- Réactivité
- Disponibilité
- Discrétion
- Autonomie
- Sens du travail en équipe
*Conformément à l'annexe de l'arrêté

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