Assistant.e de Direction H/F

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DATE DE PUBLICATION14/01/2022 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Ile-De-France
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
14/03/2022

Poste

Fonction : Assistant.e de Direction H/F

Métier ou emploi type* : Assistant(e) de Direction

* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste

Catégorie : B

Corps : Technicien(e) de classe supérieure (TS) ou de classe exceptionnelle (TE)

BAP : J - Administration

Affectation

Administrative : Université Paris-Saclay

                           UFR de Médecine. Graduate School (GS) Santé Publique

Géographique :  Service de Santé Publique. CHU du Kremlin-Bicêtre (94)

Missions

La création des Graduate Schools (GS) est l’un des éléments structurants de l’Université Paris-Saclay. L’objectif est de mettre en place des ensembles coordonnés de mentions de masters, de programmes de formation, d’écoles doctorales et d’actions de recherche en s’appuyant sur les laboratoires de recherche, et en concertation avec les opérateurs des différentes missions (que sont les composantes, les établissements-composantes, les universités membres-associées et les ONR-OR partenaires). Elles regroupent les équipes dont les activités s’organisent autour d’une thématique, discipline ou mission bien définies et ont pour objectifs de rendre visibles et de valoriser les diplômés et les activités de recherche aux niveaux national et international, et de développer des synergies et des mutualisations entre les acteurs du périmètre.

La GS « Santé Publique » intègre la majorité des composantes de la santé publique, dans ses dimensions issues des statistiques et sciences du vivant et des sciences humaines et sociales. Sa structuration s’appuie sur deux masters complémentaires (santé publique et éthique), une école doctorale et un centre de recherche INSERM  (Centre de recherche en Épidémiologie et Santé des Populations – CESP U1018) constitué de 11 équipes et d’une unité de service sur les essais thérapeutiques et maladies infectieuses (U19‐SC10), couvrant un très large panel de la diversité des champs et des méthodes en santé.

Positionnement hiérarchique :

Sous l’autorité hiérarchique du directeur de la GS Santé Publique

Travail en collaboration avec les services administratifs de l’UFR de Médecine

Missions principales :

Assurer l’assistanat de direction de la GS Santé Publique

Activités liées au pilotage

Organiser et assister les réunions du conseil de la GS et des comités associés

Rédiger les relevés de décision et les comptes-rendus des réunions

Rédaction et mise en forme des documents officiels.

Assurer l’archivage des documents et le suivi du courrier entrant et sortant

Suivre l’exécution du budget et préparer les budgets initiaux des GS

Participation à l’accueil des nouveaux entrants, mouvements de personnels

Participer à la gestion de l’organisation de séminaires et animations diverses : les missions (réservations hôtels, transports, restauration), commandes et supervision logistique le jour de l’évènement.

Activités liées à la communication

Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les membres de la GS, les instances de l’Université Paris-Saclay et les partenaires extérieurs

Assurer l’organisation logistique des actions d’animation de la recherche et de la formation propres à la GS en veillant à leur bonne complémentarité avec les actions initiées par les partenaires

Mettre en place des actions de communication en interne et en externe des GS (animation des réseaux sociaux, newsletter, mise à jour du site web) en conformité avec les lignes directrices de communication de l’établissement

Activités associées de l'agent :

Travail au quotidien avec les Directeurs de la GS

Profil

Compétences attendues

Connaissance, savoir :

Connaissance générale du milieu de la recherche et de son organisation.

Connaissance de l’anglais écrit et parlé pour les échanges avec la communauté internationale de la recherche, de l’enseignement supérieur et du secteur industriel.

Savoir-faire :

Rédaction de rapports.

Sens des relations humaines et respect de la hiérarchie.

Maitrise des logiciels de bureautique courants (Word, Excel).

Maîtrise de l’utilisation des bases de données sous Excel et Access.

Savoir-être :

Sens de l’organisation et de la planification.

Sens des relations humaines et goût pour le travail en équipe.

Facilité d'écoute, d'adaptation et de réactivité.

Rigueur et bon sens.

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) :

Encadrement : NON                                               Nb agents encadrés par catégorie : 0

Conduite de projet : OUI (participation)

Capacité d’aménager occasionnellement ses horaires en fonction du calendrier et de la charge de travail.

Facilité d’adaptation à collaborer avec plusieurs interlocuteurs.

Respect de la confidentialité des échanges.

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (Agroparistech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, Ens Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, Inrae, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry Val-d’Essonne) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Informations employeur

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Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à Mario SPERANZA (Directeur GS SP)

Par courriel à :

[email protected]

[email protected]

Date limite de candidature : 13/02/2021

Date de prise de fonction : Dès que possible

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