Assistant.e de direction - LLSH H/F

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DATE DE PUBLICATION 11/04/2019   TYPE DE CONTRAT Contractuel, CDD
RECRUTEUR UNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
CRETEIL
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Avec plus de 30000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France. Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 12 facultés et instituts ainsi que 31 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines. L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 240 millions d'euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements. Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/

 

Poste

Assistant.e de direction - LLSH

 

Catégorie : B

Grand domaine : Direction

Quotité : 100% :

BAP J : Gestion et pilotage

Famille : Administration et pilotage

Site géographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Faculté de lettres langues et sciences humaines

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Département / Equipe de recherche / Service

Direction

Emploi type / Referens

Technicien-ne en gestion administrative

Missions

• La Faculté des Lettres, Langues et Sciences-humaines de l'université Paris-Est Créteil Val de Marne est une composante pluridisciplinaire qui se structure en 5 laboratoires rattachés et 10 départements de formation initiale, 2 départements de formation continue et compte plus de 4000 étudiants. Elle est implantée sur 4 sites dont le principal est situé au Campus Centre à Créteil.
• L’assistant.e de direction assure le secrétariat du doyen, des vice-doyens et du responsable administratif.
• Il.elle contribue aux activités du service logistique et planification de l’UFR LLSH.

Activités principales

Secrétariat de l’équipe de direction de l’UFR:
• Accueil physique et téléphonique : étudiants, enseignants, personnels administratifs
• Gestion des conseils de gestion et commissions : mise à jour de la liste des membres, envoi des convocations, établissement des listes d’émargement, logistique (réservation de salle et de matériel, commandes), appui à la rédaction des procès-verbaux en lien avec la responsable administrative, diffusions des décisions du conseil (affichage, mise en ligne sur le blog de la faculté), archivage des documents
• Organisation de réunions et appui logistique à l’organisation des événements de l’UFR LLSH (affichage, diffusion d’informations, commandes, réservations de salles et matériels)
• Rédaction, mise en forme et édition de documents
• Constitution de dossiers (conseils d’UFR, commissions)
• Gestion des agendas des doyens, vice-doyens, assesseur et du responsable administratif
• Gestion et traitement des informations écrites et orales (courrier, messagerie…)
• Information et orientation des enseignants et BIATSS
• Organisation des déplacements et rencontres
• Gestion des archives de la direction et notamment celles relatives au conseil de gestion
• Mise à jour de l’annuaire des personnels de l’UFR (collecte des coordonnées des nouveaux enseignants, suivi de l’affectation des bureaux, mise à jour de la base de données, mise en forme de l’annuaire, réalisation des affichages des bureaux)

Appui au service logistique et planification
• Gestion des problèmes logistiques et suivi de travaux (signalement des problèmes, demandes d’intervention, suivi de la réalisation, information des usagers)
• Gestion des réservations ponctuelles de salles de la faculté et des services de l’université (réponse aux demandes, placement des réservations dans ADE, diffusion de l’information)
• Appui à la gestion des prêts de matériels (vidéoprojecteur, ordinateur)
• Gestion des accès aux bureaux de l’administration et salles de cours et (mise à jour de l’organigramme des clés, gestion des prêts de clés et badges)
• Appui à la gestion des fournitures et consommables pour la direction et l• Relève et répartition du courrier en remplacement de l’assistante logistique

Activités associées

• Activité de reporting et de suivi de dossiers (emploi étudiant par exemple)

Profil

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance du système universitaire
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité de l’établissement et de l’UFR
• Connaissance des techniques du secrétariat (logiciels Word, Excel)

Compétences opérationnelles
Maitrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel)
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Informer et rendre compte
• Organiser et planifier son activité
• Travailler en équipe

Compétences comportementales
• Rigueur et organisation
• Sens de la réserve et de la neutralité 
• Sens de l’accueil, de la négociation

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
• Travail avec une équipe de direction élargie composée de six personnes.
• Contraintes horaires selon les besoins de la direction.
• Dans le cadre de l’appui au service logistique, travail en collaboration avec la responsable du service, l’assistante logistique et le technicien informatique et multimédia.

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Expérience dans l’enseignement supérieur
• Maîtrise de logiciels métiers d’université appréciée

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation, soit à partir de 1300 € net/mensuel