Assistant(e) de direction

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DATE DE PUBLICATION22/07/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURVILLE DE REIGNIER ESERY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Haute-Savoie
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
22/09/2021

Employeur

La commune de Reignier-Esery( 8 235 habitants)  

Poste

recrute par voie statutaire ou à défaut contractuelle

Un(e) assistant(e) de direction

Grade : rédacteur

Sous l’autorité du Maire et de la Directrice Générale des Services, vous assurez le secrétariat du maire et assistez la directrice générale des services en termes de gestion, communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers

MISSIONS

Organisation de la vie professionnelle du maire et du DGS  

-    Organiser l’agenda et prendre des RDV en fonction des priorités
-    Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
-    Organiser les déplacements
-   Etablir une relation de confiance avec le maire et DGS
-   Organiser les cérémonies officielles et réceptions des élus

Réalisation et mise en forme des travaux bureautique    

-    Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
-    Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
-    Organiser le classement et l’archivage des dossiers
-    Suivre les courriers du maire et de la direction
Suivi des projets et activités de la direction  

-    Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
-    Assister au comité de direction et établir le compte-rendu

Accueil téléphonique et physique au secrétariat    

-    Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
-    Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
-    Recevoir, filtre et transmettre les messages téléphoniques et mails
Organisation et planification des réunions de commissions     

-    Rédiger et diffuser les ordres du jour en concertation avec l’élu ou la directrice
-    Centraliser les comptes rendus
-   Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

 


Organisation du Conseil municipal et suivi d’exécution des décisions    

-    Préparer et mettre en forme les délibérations et décisions du maire
-    Transmettre les dossiers de convocations dans les délais réglementaires
-    S’assurer de la publicité des séances
-    Assister aux séances pour prise de note et rédaction du procès-verbal
-    Télétransmettre les actes au contrôle de légalité
-    Tenir les registres des délibérations, décisions et arrêtés
-    Tenir le recueil administratif
Gestion de la base de données  

-    Mise à jour des contacts et des groupes de contacts

 

 

Profil

Profil :

-           Formation supérieure dans le secrétariat de direction et/ou des collectivités territoriales

-           Une expérience similaire d'au moins 2 ans dans le domaine des collectivités locales est souhaitée

Savoir et Savoir-faire:

-Bonne connaissance des règles de gouvernance d’une commune et du fonctionnement de ses services

-Règles de l’expression orale et écrite de qualité

-Techniques de secrétariat

-Organisation de gestion du temps de travail

- Savoir rédiger des notes et comptes rendus

-Maîtrise des outils informatiques.

Savoir-être:

-Respect des obligations de discrétion et confidentialité

-Sens de l’organisation;

-Qualités relationnelles et d’écoute;

-Rigueur, méthode;

-Sens du service public;

-Réactivité, disponibilité et prise d’initiative;

-Autonomie et sens des responsabilités;

-Polyvalence.

Contraintes et difficultés particulières du poste:

-Réunions possibles en soirée ; séances du conseil municipal toutes les 6 semaines

Conditions matérielles :

Lieu de travail: Locaux de la Mairie

Temps de travail:40 heures par semaine.

Rémunération :  statutaire +  régime  indemnitaire + chèques  déjeuner +participation au CNAS

Poste à pourvoir au 1er décembre 2021

Informations employeur

Afficher les informations

Candidature : Envoyer CV et lettre de motivation à

Madame le Maire - Mairie de Reignier-Esery

197, grande rue - 74930 Reignier-Esery

[email protected]

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Assistant(e) de direction

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