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Assistant(e) de direction partagée Directeur général des services / Mission Stratégie (h/f)

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DATE DE PUBLICATION16/01/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEUREPT EST ENSEMBLE CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
ROMAINVILLE
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Est Ensemble est un établissement public territorial (EPT) de la Métropole du Grand Paris qui réunit en Seine –Saint –Denis neuf villes unies depuis 2010 (Bagnolet,  Bobigny,  Bondy, Le Pré Saint-Gervais,  Les Lilas, Montreuil,  Noisy-Le-Sec, Pantin,  Romainville). Il représente un territoire au potentiel exceptionnel au cœur du Grand Paris et un projet ambitieux au service de 416 000 habitants.

Poste

Assistant(e) de direction partagée Directeur général des services / Mission Stratégie  

 Cadre d’emplois des adjoints administratifs

Le directeur général des services pilote l’ensemble des services de la collectivité (environ 1 300 agents), et représente l’administration auprès des partenaires extérieurs et des élus.

Au sein d’Est Ensemble, la Mission Stratégie, rattachée au directeur général des services est une petite équipe de 3 personnes assurant d’une part, sur le plan interne, le pilotage et la coordination de projets transversaux et stratégiques, l’appui au pilotage de la direction générale, la communication interne, et, d’autre part, la coordination de l’action d’Est Ensemble avec les villes du territoire et les partenaires institutionnels dans le cadre du Grand Paris.

Sous l’autorité partagée du responsable de la Mission stratégie et de l’assistante du directeur général des services, vous assurez d’une part les missions d’assistanat pour cette Mission et notamment :

  • La gestion de l’agenda en lien avec les interlocuteurs internes et externes de la Mission ;
  • L’organisation et la préparation logistique de réunions ;
  • La gestion des moyens matériels de la Mission Stratégie (notamment fournitures) ;
  • Un appui administratif sur les projets transversaux de la Mission et la préparation des dossiers ;
  • L’ouverture, le tri, l’enregistrement et la répartition du courrier quotidien de la direction générale des services (mission transitoire).

D’autre part, vous assurez un rôle d’appui à l’assistante du DGS :

  • Pour l’accueil physique, et l’orientation des appels téléphoniques de la direction générale des services et de la Mission Stratégie ;
  • Pour la gestion réactive du circuit des parapheurs et de leur suivi.

Vous assurerez également l’intérim de l’assistante du directeur général des services, notamment pour le suivi et la préparation de l’ordre du jour des instances de direction générale (comité de direction générale, comité des directeurs, comité des DGS des villes) ;

Profil

Compétences requises :

Expérience préalable fortement souhaitée dans un poste similaire.

Bonnes capacités rédactionnelles requises.

Bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale

Maîtrise avérée du pack office

Qualités d’organisation, de méthode et de rigueur.

Sens du travail en équipe, excellentes qualités relationnelles.

Capacité d’adaptation, réactivité et ouverture d’esprit.

Diplomatie, discrétion et respect du secret professionnel.

Capacité à travailler en autonomie et sur de l’activité multi-tâches. 

Poste à temps complet

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