Assistant-e de direction (ref.T1)

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DATE DE PUBLICATION 19/01/2018   TYPE DE CONTRAT CDD
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Poste

Fonctions : Assistant-e de direction
Emploi type filière ITRF : Technicien-ne en gestion administrative
Corps : Technicien-ne de recherche et de formation
Rattachement : Rattaché-e à la Directrice de la formation et de l’insertion professionnelle


La Direction de la Formation et de l’Insertion professionnelle (DFIP) appuie la définition de la politique de l’établissement en matière de formation tout au long de la vie. Elle a en charge l’appui expert et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Elle assure notamment les relations avec les ministères et les établissements partenaires, tout comme la coordination des enquêtes et indicateurs liés à la formation et leur fiabilisation, en lien avec la direction chargée de l’aide au pilotage. Elle assure la veille réglementaire et sa diffusion au sein des facultés, ainsi que la mise en cohérence de l’instruction des recours et du précontentieux.
 

Missions et activités :

  • Gestion de l’agenda de la directrice et de ses adjointes ;
  • Organisation et préparation de réunions ;
  • Organisation et préparation de réceptions liées à la formation et à l’insertion professionnelle ;
  • Accueil, information et orientation des usagers, sur place, par mail et par téléphone ;
  • Constitution et préparation de dossiers ;
  • Mise en forme et diffusion de notes et courriers ;
  • Classement et archivage de documents ;
  • Suivi des dossiers communication concernant la formation et l’insertion professionnelle ;
  • Encadrement du gestionnaire administratif en charge :
    - Du courrier et des parapheurs
    - De la gestion financière de la DFIP
    - Des réservations de salles et lieux de réception
    - De la mise en forme et de l’envoi des courriers administratifs et de recours liés à la scolarité et aux cursus
  • Assurer le lien avec la présidence, les vice-présidences et les autres directions universitaires et facultaires de Sorbonne Université
  • Assurer le lien avec la DRH pour le suivi des campagnes de gestion de personnel de la DFIP (13 agents)


Interactions (notamment faculté- université) : Autres directions universitaires et facultaires de Sorbonne Université.

 

Profil

Savoir

  • Connaissance de l’Université et de ses composantes
  • Connaissance des techniques de secrétariat, notamment de planification, gestion des agendas
  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative


Savoir-être

  • Réactivité
  • Qualité d’écoute et disponibilité
  • Rigueur et organisation
  • Sens des responsabilités
  • Goût du contact et du travail en collaboration
  • Bonne connaissance de l’anglais écrit/oral appréciée


Savoir-faire

  • Savoir s’exprimer oralement et par écrit
  • Savoir utiliser les outils bureautiques
  • Suivre les procédures en appliquant la règlementation
  • Trier, hiérarchiser et classer les informations
  • Analyser et gérer les demandes
  • Respecter la confidentialité des informations et des données
  • Travailler en équipe
  • Enregistrer les messages et rendre compte
 
 
 
 
 
 
 
 

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