Assistant.e de direction - Sciences et technologie

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DATE DE PUBLICATION 29/03/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR UNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC   CATÉGORIE C
LIEUX DE TRAVAIL
CRETEIL
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Avec plus de 30000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France. Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 12 facultés et instituts ainsi que 31 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines. L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 240 millions d'euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements. Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/

 

Poste

Assistant.e de direction - Sciences et technologie

susceptible d'être vacant

Catégorie : C

Grand domaine : Direction

Quotité : 100% :

BAP J : Gestion et pilotage

Famille : Administration et pilotage

Site géographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Faculté de sciences et technologie

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Direction

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

• Assurer le secrétariat de direction de la faculté des sciences et technologie pour le doyen et la responsable administrative
• Assister la responsable administrative adjointe chargée des ressources humaines

Activités principales

Accueil
• Accueillir et informer, de manière physique, téléphonique et électronique, les divers publics du domaine concerné et notamment les partenaires institutionnels, les enseignants, les enseignants-chercheurs, les BIATSS  et les  étudiants
• Tenir les agendas, filtrer les appels, orienter et guider
•  Enregistrer et trier le courrier

Secrétariat
• Mettre en œuvre des procédures pour traiter des informations pédagogiques et administratives
• Préparer et organiser les documents pour les conseils (conseil de gestion, comité scientifique,  comité pédagogique et autres commissions)
• Assister aux conseils de gestion et aux comités scientifiques, y prendre les notes et rédiger les comptes rendus, en collaboration avec la responsable administrative
• Organiser les élections de la composante (conseils, responsables des champs disciplinaires, etc…)
• Préparer les éléments pour la réalisation de supports pédagogiques, scientifiques et techniques.
• Contribuer à la constitution de sources documentaires et en assurer la mise à jour.
• Diffuser l’information au sein de la composante
• Recenser les commandes des fournitures de bureau ou autres commandes pour l’ensemble des cadres intermédiaires : réception, relances éventuelles et gestion des litiges pour les livraisons
• Organiser les sessions TOEIC (Test Of English for International Communication)

Coordination logistique
• Organiser la logistique de la composante : 35 salles, 4 plateaux techniques, 9 laboratoires, 250 enseignants-chercheurs, 74 BIATSS et 3000 étudiants
• Suivre le fonctionnement des différents photocopieurs et matériels
• Gérer toutes les demandes d’interventions de la faculté des sciences : transmettre, suivre et piloter. Ce travail est très conséquent en raison de 4 bâtiments.
• Gérer le planning de la salle du conseil

Activités associées

Ressources humaines
Assister la responsable administrative adjointe pour :
• la gestion des heures d’enseignement assurées par les vacataires,
• la mise à jour des tableaux de bords sur les heures d’enseignement
• la gestion des horaires, congés et absences de 15 personnels BIATSS dans l’application de gestion du temps de travail
• la gestion administrative des personnels recrutés sur contrat de recherche dans les laboratoires de la composante

Profil

Compétences requises

Connaissances
• Connaître le fonctionnement des EPSCP.
• Avoir une connaissance des procédures RH.

Compétences opérationnelles
• Etre polyvalent
• Avoir le sens de l’organisation et de la méthode
• Avoir l'esprit d’initiative
• Savoir hiérarchiser les urgences et planifier les activités
• Etre à l’écoute et disponible
• Avoir une bonne expression écrite et orale
• Savoir rédiger des notes, comptes rendus
• Maîtriser les outils bureautiques et le logiciel métier GEISHA (formation possible)
• Avoir des bases en anglais

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail
• Accueil du public impliquant une sollicitation importante

Formation et expérience professionnelle souhaitables
• BTS, DUT ou diplôme équivalent apprécié
• Expérience des outils bureautiques
• Expérience de l’environnement universitaire (administratif, pédagogique et/ou de recherche)
• Expérience du travail d’équipe

Conditions de recrutement
Poste susceptible d'être vacant à compter du 01/06/2019, ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE niveau C2
• aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation (soit 1275 € net/mensuel environ)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : [email protected]

Informations employeur

Afficher les informations

Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) Direction des Ressources Humaines 61, avenue du Général de Gaulle 94010

Listes des postes vacants : http://www.u-pec.fr/vous-etes/personnel-administratif-et-technique/recrutement-immediat/

• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature impérativement à l'adresses mail suivante : [email protected]
Toute candidature reçue par un autre biais ou incomplète ne sera pas étudiée, merci donc de ne pas répondre directement à l'annonce.

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Assistant.e de direction - Sciences et technologie

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