ASSISTANT(E) de la DIRECTION GENERALE des SERVICES H/F

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION 12/04/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR CC CAUSSES ET VALLEE DE LA DORDOGNE   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
Lot
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Située dans le nord du département du Lot, la communauté de communes CAUSSES et VALLEE de la DORDOGNE (CAUVALDOR) comprend 77 communes pour 48 000 habitants. Créée le 1er janvier 2017, par la fusion des communautés de communes CAUSSES et VALLEE de la DORDOGNE et de CERE et DORDOGNE avec rattachement de la commune nouvelle de SOUSCEYRAC en QUERCY, cette entité a son siège à Souillac.

Ce territoire est doté de nombreuses compétences : aménagement de l’espace, urbanisme et habitat, voirie, environnement, eau, tourisme, enfance-jeunesse, économie, activités sportives, culture et patrimoine.

Avec les réformes successives des administrations territoriales, CAUVALDOR a vu ses compétences et son périmètre d’action s’étendre. Face à ces évolutions, un audit organisationnel a été opéré fin 2018 au sein de la structure afin d’identifier les forces et les faiblesses de l’organisation. S’appuyant sur les résultats de cet audit, CAUVALDOR a engagé une réorganisation de ses services afin de garantir l’efficience du service public.

Poste

La communauté de communes CAUSSES et VALLEE de la DORDOGNE recherche

Sa/son ASSISTANT(E) de la DIRECTION GENERALE des SERVICES

Dans ce contexte, notre établissement recherche sa/son assistant(e) de la direction générale des services et dont la principale mission sera d’intervenir sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de son responsable : gestion du courrier et des appels téléphoniques, tenue de l’agenda, classement, rédaction de documents administratifs, etc. L’agent se positionnera comme un véritable assistant et accompagnateur auprès de la direction générale des services et non comme un simple agent de secrétariat. Pour cela, il/elle maîtrisera parfaitement le fonctionnement des collectivités, administrativement et institutionnellement. Réacti(ve)f, il/elle devra s’adapter à chaque situation, répondre aux urgences et faire preuve de disponibilité auprès du DGS au regard des missions exercées et des projets, tout comme travailler sur les dossiers de fonds. Doté(e) d’une capacité de communication, il/elle devra respecter la confidentialité des dossiers traités. Une parfaite maîtrise des outils informatiques et des logiciels supports est obligatoire.

                                                                                                                        

Dénomination du poste et conditions de recrutement

ASSISTANT(E) de la DIRECTION GENERALE des SERVICES – CATEGORIE B – FILIERE ADMINISTRATIVE

Cadres d’emplois des rédacteurs territoriaux

Activités principales

1/ Organisation de la vie professionnelle du cadre

  • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur Général des Services
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
  • Établir une relation de confiance avec le Directeur Général des Services

 

2/ Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • Organiser le classement et l'archivage des dossiers

3/ Suivi des projets et activités de la direction

  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
  • Suivre l'exécution budgétaire du service
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

 

4/ Accueil téléphonique et physique au secrétariat

  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
  • Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

 

5/ Secrétariat

  • A partir d’informations écrites et orales, rédiger des courriers
  • Saisir et mettre en forme les courriers et les documents à destination des services et directions internes, des partenaires externes : courriers, notes administratives, tableaux, graphiques, diaporamas, maps, etc...
  • Assurer le suivi et le traitement des demandes d’éléments du Cabinet du Président et de la direction
  • Préparer les dossiers pour les points réguliers avec le Président et le DGS, comité de direction (CODIR)
  • Mettre en forme et production des dossiers
  • Contrôler la forme des courriers et documents mis en signature
  • Tenir à jour le classement du DGS
  • Assurer un suivi des projets en cours et des dossiers
  • Participer à l’optimisation de l’utilisation des outils de suivi et de pilotage

 

6/ Agenda / Planification / Suivi de réunions

  • Organiser et gérer l’agenda
  • Assurer la logistique des réunions (réservation de dates et de salles, transmission des documents…)
  • Rédiger l’ordre du jour des réunions avec le DGS et préparer les dossiers
  • Prendre des notes lors des réunions, rédiger les reportings et les diffuser
  • Prendre en charge directement les dossiers
  • Anticiper les besoins du DGS
  • Préparer des dossiers en back office

 

Profil

Qualifications requises :

PERMIS B

Niveau de diplôme : Bac + 2 : BTS ou DUT Assistant(e) de direction

Expérience réussie et soutenue dans le domaine de l’assistance de direction

Qualités requises

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Excellente maîtrise des logiciels de bureautiques : office, Word, Excel, etc

Avoir un bon niveau d’orthographe et de grammaire

Relative autonomie dans l’organisation du travail

Garant de l’image de la personne qu’il/elle assiste

Missions définies, suivies et évaluées par la personne qu’il/elle assiste

Conditions d’exercice et particularités du poste

Travail en bureau

Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations de service et de la demande de la personne qu’il/elle assiste

Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre auprès duquel il/elle travaille

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Recrutement : par voie statutaire ou à contrat à durée déterminée (3 ans renouvelables)

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Comité National d’Action Sociale (CNAS)

Temps de travail : 35 heures modulables

Lieu d’embauche : Siège administratif à Souillac