VILLE DE HOUILLES

ASSISTANT.E DE LA DIRECTION GENERALE (H/F)

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DATE DE PUBLICATION16/04/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURVILLE DE HOUILLES CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Yvelines
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Houilles est une ville en pleine évolution.

Desservie par de nombreux transports en commun, à 10 minutes de la Porte Maillot, la ville dispose d’atouts spécifiques et enviés, notamment un cadre de vie agréable et paysager.

Poste

ASSISTANT.E DE LA DIRECTION GENERALE (H/F)

Cadre d’emploi des Rédacteurs - Catégorie B

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général des Services et de la directrice générale en gestion des directions à la population, vous serez en charge d’apporter une aide permanente en termes d’organisation personnel, de gestion, d’information, de classement et suivi de dossiers. Vous êtes l’interface relationnelle, en amont et en aval, entre les différents interlocuteurs internes et externes. En qualité de collaborateur vous assurer notamment le suivi des dossiers transversaux stratégiques.

Gestion de l’administration

  •     Appliquer les règles et les procédures de gestion administrative.
  •     Préparer, rédiger, mettre en forme et éditer divers courriers et comptes rendus, envoyer les différents documents aux personnes concernées.
  •     Rédiger des notes, des fiches techniques et construire des argumentaires pour les dossiers stratégiques.
  •     Réceptionner et trier la correspondance pour ne présenter aux directeurs que les informations essentielles.
  •     Réceptionner et relire les documents internes à la signature de la direction générale ou des élus avant transmission au DGS et/ou au DGA (garantir la qualité des écrits et des dossiers avant transmission).
  •     Planifier et organiser les réunions et événements en harmonisant l’agenda des DGS/DGA
  •     Suivre les agendas afin de préparer avec les directions l’ensemble des documents nécessaires aux différentes interventions (visites, réunions etc..).
  •     Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours et les orientations en fonction de l'interlocuteur.
  •     Transmettre des messages et des informations selon leur degré d’urgence et d’importance, gérer les projets transversaux,
  •     Assurer les commandes en fournitures bureau, demandes d’intervention techniques et demandes informatiques (+ édition des bons de commande et service fait des factures)
  •     Mettre en place différents plannings de suivi (dossiers, congés ..)

 

 Gestion des réunions

  •     Organiser les réunions (préparer l’ordre du jour, fixer la date, l’heure et la place où elles vont se dérouler et informer les entités concernées).
  •     Préparer les dossiers ainsi que les supports de communication à utiliser.
  •     Participer aux réunions de service pilotées par le DGS/DGA
  •     Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions.
  •     Accompagner les représentants de la collectivité à certains rendez-vous, Gestion et suivi des dossiers

DGS / Intercommunalité

  •     Compte rendu du Bureau des Maires
  •     Agenda des instances de la commune
  •     Être la personnes ressource du service (échanges mails..)

 

Profil

  •     Être attentif à la discrétion professionnelle et avoir le sens de la confidentialité.
  •     Être force de proposition
  •     Capacité à gérer les urgences et la polyvalence des tâches.
  •     Capacité d’adaptation dans un poste qui exige de la réactivité,
  •     Maitrise des techniques de prise de notes, des méthodes de classement, et d’utilisation des outils collaboratifs
  •     Qualité rédactionnelle et capacité de synthèse
  •     Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat administratif
  •     Connaissances des bases de la comptabilité publique
  •     Connaissances du logiciel Ciril finance de préférence
  •     Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et PPT) et informatiques (Outlook, KOLOK ou autre logiciel de gestion du courrier)

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + comité d’entreprise +  nombreuses possibilités de formation.

Informations employeur

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Merci d’adresser votre lettre de motivation et CV à Monsieur le Maire, 16 rue Gambetta, CS 80330 78800 Houilles ou par mail : [email protected]

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