ASSISTANT(E) DE LA DIRECTRICE DE CABINET h/f

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION 18/04/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR SYTRAL   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
Rhone
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Le SYTRAL est l’autorité organisatrice en matière de transport en commun dans l’agglomération lyonnaise et le département. Sa mission est d’étudier, de décider et de financer les options stratégiques de transports urbains et interurbains à travers les réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône ainsi que les services Optibus et Rhônexpress

Poste

Le SYTRAL est l’autorité organisatrice en matière de transport en commun dans l’agglomération lyonnaise et le département. Sa mission est d’étudier, de décider et de financer les options stratégiques de transports urbains et interurbains à travers les réseaux TCL, Libellule et Cars du Rhône ainsi que les services Optibus et Rhônexpress

 

RECRUTE

 

Poste à pourvoir dans le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux

(Catégorie B)

 

 

ASSISTANT(E) DE LA DIRECTRICE DE CABINET h/f

 

Au sein du CABINET

 

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de Cabinet

 

Missions : apporter une aide permanente à la Directrice de Cabinet en termes d’organisation personnelle et d’assistance administrative dans la gestion de ses dossiers.

 

 

Description du poste :

 

ACTIVITES PRINCIPALES

 

1-Assurer le secrétariat de la Directrice,

- accueillir téléphoniquement et physiquement les interlocuteurs, les renseigner, les orienter,

- prendre et transmettre les messages,

- gérer le courrier du Cabinet,

- rédiger des notes, comptes-rendus et courriers,

- répondre aux sollicitations extérieures,

 

2-Gérer l’agenda de la Directrice de Cabinet (prise de rendez-vous, organisation et planification de réunions…),

 

3-Organiser les déplacements de la Directrice de Cabinet (ordre de mission, réservation billet de train, hôtel…),

 

4-Centraliser et traiter les appels et les demandes des élus (du Sytral et des autres collectivités…),

 

5-Participer à la coordination de l’activité du Cabinet de la Présidente avec celle de la Direction Générale, en collaboration avec l’assistante du Directeur Général,

 

6-Assurer le suivi administratif des conventions de partenariat (circuit des signatures, transmission au contrôle de légalité…).

 

 

 

 

ACTIVITES SECONDAIRES

 

1-Gérer la logistique des réunions et réceptions,

-assurer l’ensemble des opérations relatives à l’accueil lors de réunions ou réceptions (élaboration de lettres de commande, préparation de la salle et des cafés d’accueil…),

 

- rédiger des notes, comptes-rendus et courriers,

- répondre aux sollicitations extérieures,

 

2-Gérer l’agenda de la Directrice de Cabinet (prise de rendez-vous, organisation et planification de réunions…),

 

3-Organiser les déplacements de la Directrice de Cabinet (ordre de mission, réservation billet de train, hôtel…),

 

4-Centraliser et traiter les appels et les demandes des élus (du Sytral et des autres collectivités…),

 

5-Participer à la coordination de l’activité du Cabinet de la Présidente avec celle de la Direction Générale, en collaboration avec l’assistante du Directeur Général,

 

6-Assurer le suivi administratif des conventions de partenariat (circuit des signatures, transmission au contrôle de légalité…).

 

 

 

 

ACTIVITES SECONDAIRES

 

1-Gérer la logistique des réunions et réceptions,

-assurer l’ensemble des opérations relatives à l’accueil lors de réunions ou réceptions (élaboration de lettres de commande, préparation de la salle et des cafés d’accueil…),

 

2-Classer et archiver les courriers et les dossiers relatifs aux activités du Cabinet.

 

 

SPECIFICITES DU POSTE ET CONTRAINTES PARTICULIERES :

 

  • Très grande disponibilité,
  • Confidentialité des dossiers.

Profil

Profil recherché / compétences requises 

 

- Bonne connaissance des techniques de secrétariat, des logiciels de bureautique, du

  fonctionnement de l’internet,

- Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite (orthographe et langue française),

- Connaître le fonctionnement d’une collectivité territoriale,

- Connaissance des règles protocolaires,

- Sens du contact,

- Organisation,

- Rigueur,

- Disponibilité,

- Courtoisie,

- Autonomie,

- Adaptabilité,

- Discrétion.