VILLE D'ORLY

ASSISTANT-E DU DIRECTEUR GENERAL DES SERVICES H/F

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DATE DE PUBLICATION23/09/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURVILLE D'ORLY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Val-De-Marne
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

         

Poste

ASSISTANT-E DU DIRECTEUR GENERAL DES SERVICES

PROFIL DE POSTE


Cadre d’emplois : Rédacteur Territorial – Catégorie B
Direction : Direction générale des services
Rattachement hiérarchique : N+1 : Directeur Général des Services
Lieu de travail : Centre administratif Municipal

Ce descriptif de poste est évolutif. La liste des tâches est susceptible d’évoluer pour tenir compte des nécessités du service public.

 

FINALITE DU POSTE    
Assiste le directeur général dans l’optimisation de la gestion de son activité (gestion d’agenda, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
Organise et coordonne les informations internes et externes liées au fonctionnement de la collectivité.


ACTIVITES PRINCIPALES ET SPECIFIQUES    
1/ Accueil et information

•    Assurer l’accueil téléphonique et physique
•    Renseigner, informer, orienter les interlocuteurs
•    Diffuser l’information auprès des différentes directions
•    Assurer l’interface entre la commune et les partenaires institutionnels (Etablissement Public, Métropole du Grand Paris etc….)

2/ Organisation et planification des réunions

•    Gérer l’agenda du Directeur Général des Services (DGS)
•    Organiser les déplacements professionnels du DGS,
•    Organiser les différentes des réunions de direction générale et comité de direction
•    Rédiger les comptes rendus et les procès-verbaux des réunions de direction
•    Gérer le courrier de la Direction Générale et assure le suivi des réponses aux courriers signalés
•    Réaliser le classement et l’archivage des dossiers du DGS
•    Prendre en charge le suivi complet de certains dossiers
•    Animer et piloter les réunions des Assistantes de Direction

3/ Gestion administrative

•    Concevoir et rédiger des courriers, rapports et différentes notes
•    Elaborer et suivre des tableaux de bords
•    Enregistrer et traiter le courrier entrant et sortant
•    Gérer les parapheurs (réception, enregistrement, diffusion)
•    Gérer l’ensemble de la logistique de la Direction Générale
•    Assurer la gestion administrative et financière (gestion du budget, gestion de la commande des fournitures et mobiliers)
•    Accompagner la responsable du service modernisation du service publique dans l’organisation des réunions et différents projets menés
•    Assurer le remplacement de l’assistante de Madame la Maire en son absence

4/ Référent Ressources

•    Assure le suivi RH de la Direction (organisation et planifications des entretiens d’évaluation professionnel, gestion des congés, diffusion des informations RH, gestion des inscriptions aux formations et colloques
•    En lien avec la responsable du service modernisation du service public élaborer et mettre en forme les rapports d’activités
•    Gérer les demandes d’intervention technique au niveau de la DG
•    Assurer le rôle de référent de la DG auprès des différentes directions supports (Finances, RH, Informatique et télécommunications, communication et services technique)

 

Profil


COMPETENCES ET POSTURE PROFESSIONNELLE
    
1/Savoirs Faire /savoirs techniques

•    Maîtrise des techniques rédactionnelles des documents administratifs,
•    Techniques de recueil et de traitement de l’information
•    Maîtrise de l’outil informatique, (Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique)
•    Connaissance de l’organisation générale des collectivités locales
•    Connaissance des procédures administratives, règles budgétaires et comptables
•    Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et de suivi
•    Connaissance des enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques, orientations et priorités des élus et décideurs
•    Connaissance des instances et processus de décision de la collectivité
•    Techniques de communication et négociation
•    Connaissance des méthodes et outils du management par projets et objectifs

2 /Savoir être

•    Bon relationnel
•    Bonne gestion du stress
•    Sens de l’écoute
•    Capacité à s’adapter aux différents interlocuteurs et situations
•    Sens de la rigueur

3 /Posture professionnelle

•    Assiduité, réactivité et adaptabilité, autonomie, disponibilité,
diplomatie, discrétion.

FORMATIONS
ET EXPERIENCES REQUISES    
De formation BAC+2 en assistanat de direction, une expérience significative en collectivité est exigée
Polyvalence et adaptabilité des missions
Bonne gestion du temps et capacité à travailler sur plusieurs dossiers à la fois
Confidentialité
Bonne communication orale
Capacité rédactionnelle
Capacité d’organisation, de planification, gestion des priorités

LIAISONS ET RELATIONS FONCTIONNELLES    
Le directeur général des services
Les directeurs généraux adjoints
Les directeurs et leurs adjoints
Les élus
Les usagers
L’EPT
Les institutions publiques (préfecture, trésorerie, autres communes, conseil général…)
Les agents de la collectivité
Des prestataires extérieurs

 

CONDITIONS D’EXERCICE
    37h30 heures hebdomadaires : 8h30-12h30 et 14h-17h30
Ponctuellement réunions ou évènements en soirée, voire week-end

REMUNERATION    Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime annuelle, participation employeur à une mutuelle labellisée, à une prévoyance labellisée – COS/CNAS

 

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