Assistant(e) en gestion administrative H/F

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DATE DE PUBLICATION02/03/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
 

Poste

Fonction : Responsable de programmes à l’Institut Pascal
Métier ou emploi type* : J3C44 – Assistant(e) en gestion administrative
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE
Fiche descriptive du poste 
Catégorie : A
Corps : Assistant Ingénieur
BAP : J
CDD 

Affectation
Administrative : Institut Pascal
Géographique : Institut Pascal, Bâtiment 530, Campus Scientifique d’Orsay, 91405 Orsay Cedex

Missions
Mission du service / positionnement hiérarchique :
A travers l’Institut Pascal (IPa), l’Université Paris-Saclay a l’ambition de stimuler et nourrir la recherche et de devenir un lieu central pour générer une nouvelle vitalité dans la recherche et l’innovation locale, nationale et internationale. 

A l’image d’autres instituts internationalement reconnus, tels que l’Institut Kavli à Santa Barbara, l’Institut Max-Planck à Dresden ou l’Institut Newton à Cambridge, l’Institut Pascal organise chaque année des programmes thématiques d'une durée variable, allant de quelques semaines jusqu’à plusieurs mois. Les installations permettent à des dizaines de chercheurs du monde entier de se retrouver pour travailler sur place, afin de rencontrer d’autres experts avec lesquels ils partagent des intérêts communs, d’explorer des idées ou des techniques nouvelles, et d'initier de futures collaborations. Dans le contexte sanitaire actuel, l’IPa se dote des moyens technologiques nécessaires à une organisation des programmes en mode hybride (i.e. à la fois en présentiel et en distanciel).

L’Institut Pascal est une jeune institution créée en tant qu’Unité Mixte de Service au début de l’année 2018, et donc encore en forte évolution. Cet institut est le lieu de rencontres d’acteurs de la recherche, qu’elle soit publique ou industrielle, venant du monde entier, qui interagissent avec ceux de l’Université Paris-Saclay. Les rencontres se font sous forme de programmes qui réunissent pendant plusieurs semaines un ensemble de chercheurs qui se focalisent sur un sujet ou une question scientifique objet du programme. Les temps d’accès à l’Institut Pascal et les crédits nécessaires sont attribués aux différents programmes par un Conseil Scientifique, après un appel à projets largement diffusé au sein de l’Université Paris-Saclay. 
L’institut Pascal a pour vocation de devenir un lieu emblématique, jouant un rôle de premier plan dans l’animation et la coordination scientifique de l’Université Paris-Saclay dont elle renforce la visibilité internationale.

La/le responsable de programmes exerce son activité sous l’autorité hiérarchique du directeur scientifique et de la secrétaire générale de l’Institut Pascal.

Missions principales de l’agent : 

Sa mission principale est la prise en charge de l’organisation des programmes thématiques dont elle/il a la responsabilité, de manière largement autonome mais en coordination avec l’équipe de direction de l’IPa ainsi qu’avec les organisateurs scientifiques impliqués.  

En dehors de cette mission principale, et en fonction du plan de charge de l’équipe, la/le responsable de programmes assiste la secrétaire générale de l’IPa dans les autres activités de l’IPa (évènements courts, soutien logistique, réunion des différents conseils, etc..).

L’ensemble de ses missions doit être exercé dans une optique de qualité de service au public, d’égalité et de qualité d’accueil et d’accompagnement des professionnels et des chercheurs participant aux programmes.

Dans le cadre de sa mission principale, la/le responsable de programmes aura en particulier à assumer les activités suivantes : 

- En amont des programmes, c’est à dire une fois qu’un programme thématique est accepté par le Conseil Scientifique de l’IPa, et après une première phase de mise en place du contour général du programme (dates, crédit alloué au programme, conditions spécifiques) dans laquelle l’équipe de direction de l’IPa est impliquée, la/le responsable de programmes prend en charge l’organisation du programme, et en particulier : 
•    La gestion des inscriptions,
•    L’établissement du budget prévisionnel, 
•    Les réservations de voyages, d’hébergement et de restauration,
•    La communication avec les organisateurs scientifiques et les participants, 
•    La communication liée l’évènement, notamment la mise à jour du site web.

- Pendant le déroulement du programme, la/le responsable de programmes est l’interlocuteur privilégié des organisateurs scientifiques et des participants pour tous les aspects pratiques liés au programme (utilisation des amphithéâtres et bureaux, évènements sociaux, résolution des problèmes pratiques rencontrés par les participants, etc..).

- Après le programme, la/le responsable de programmes assure :
•    La gestion des dépenses associées au programme,
•    La production du budget récapitulatif soumis à l’agence comptable
•    La collecte du retour d’expérience (enquêtes de satisfaction des participants, indicateurs de productions scientifique etc.)
 

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir-faire :
•    Connaissance générale des règles financières

Savoir-faire :
•    Maitrise de la langue anglaise
•    Maitrise des outils bureautiques. Expérience de l’outil SAP appréciée.
•    Aisance rédactionnelle
•    Appétence pour les outils audiovisuels et de visioconférences

Savoir-être : 
•    Bonnes capacités relationnelles et de travail en équipe. Savoir interagir efficacement avec différents types d’acteurs: chercheurs, administration, partenaires industriels, fournisseurs…
•    Sens de l’organisation, respect des délais
•    Autonomie, prise d’initiative et adaptabilité dans un contexte mobile_

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : 
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
Encadrement : NON                                       
Conduite de projet : OUI
 

Informations employeur

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Contacts
Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à Aurélie LANDO, Secrétaire générale de l’IPa

Par Courriel : [email protected] 

Date limite de candidature : 15/03/2021
Date de prise de fonction souhaitée : 01/04/2021
 

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