Assistant·e en gestion administrative (H/F)

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DATE DE PUBLICATION07/10/2022 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEUREHESS CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75006
 VALABLE JUSQU'AU
07/12/2022

Poste

MISSIONS

L’assistant·e ingénieur·e assure la gestion administrative et le suivi pédagogique et administratif des étudiant·e·s de master et de doctorat d’une formation de master (Savoirs en sociétés) comprenant 3 parcours (Etudes environnementales (EE), Histoire des sciences, des techniques et des savoirs (HSTS), Santé, médecine et questions sociales (SMQS) et d’une formation doctorale (Savoirs en sociétés). Le nombre total d’étudiants inscrits à la mention et à la formation doctorale s’élève à environ 200 étudiants.

 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Accueil et diffusion de l’information :

  • Accueillir, renseigner et orienter les étudiants et les enseignants
  • Gérer et traiter le courrier, le téléphone, la messagerie
  • Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
  • Informer les étudiants de Master et de doctorat des offres d’allocations, de bourses et d’emplois
  • Créer, alimenter et mettre à jour les informations relatives aux 2 formations sur les pages web du site de l’EHESS et préparer, sous l’autorité des responsables, les brochures annuelles

Gestion administrative et pédagogique :

  • Travailler en collaboration avec les responsables scientifiques des formations de master et doctorale et établir avec eux les calendriers pédagogiques de l’année (réunions des CP de la mention et de la FD)
  • Traiter les dossiers de demandes d’admission dans les formations pour la rentrée universitaire
  • Organiser les journées de rentrée et les différentes manifestations du master et de la FD au cours de l’année
  • Gérer les inscriptions pédagogiques et les parcours de master des étudiants et saisie dans le logiciel Apogée
  • Suivre la mise en place des nouvelles procédures relatives au doctorat (portefeuille des doctorants)
  • Saisir et traiter les résultats d’examen de Master
  • Réceptionner et contrôler les dossiers de candidature des contrats doctoraux et des aides (aides au terrain, bourses « aires culturelles », aides à la professionnalisation)
  • Organiser et alimenter les bases de données
  • Elaborer des brochures de communication
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
  • Préparer et convoquer les réunions de l’équipe pédagogique et du conseil pédagogique, ainsi que les jurys d’examen des masters.
  • Etablir, faire valider et diffuser les comptes rendus de ces réunions
  • Participer aux réunions Master de l’EHESS
  • Participer au groupe de travail mensuel Scolarité réunissant l’ensemble des gestionnaires pédagogiques
  • Veiller au respect du calendrier administratif (gestion des dossiers de candidature pour les masters, les allocations de recherche et les bourses)
  • Participer à la préparation des enquêtes d’évaluation destinées à l’HCERES
  • Assurer le classement et l’archivage des dossiers

Gestion financière :

  • Veiller au respect du calendrier comptable
  • Participer à la préparation et au respect du budget des formations
  • Contrôler le suivi et l’exécution du budget

Profil

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances :

  • Connaissance de l’anglais
  • Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
  • Connaissance de la comptabilité publique et de la gestion budgétaire et comptable
  • Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement
  • Maîtrise et suivi de la réglementation et des procédures du domaine de gestion du service
  • Connaissance du logiciel de scolarité (APOGEE)
  • Connaissance des techniques de classement et d’archivage

Compétences opérationnelles :

  • Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
  • Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique
  • Savoir informer et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
  • Savoir planifier son activité et hiérarchiser les besoins
  • Sens de l’initiative, de l’organisation

Compétences comportementales :

  • Sens de la confidentialité
  • Autonomie
  • Rigueur / Fiabilité
  • Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants et des enseignants-chercheurs

 

PROFIL RECHERCHÉ

  • Bac +2 ou équivalent exigé
  • Expérience souhaitée sur le même poste ou le même domaine d’activité

Employeur

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L'Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L'établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 500 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 40 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 300 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche.

L’École est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet, dont la mission est la coopération scientifique entre ses membres fondateurs, et notamment le soutien à leurs programmes de recherche, et la mise à disposition des chercheurs et des étudiants fréquentant le Campus de conditions de vie et de travail à la hauteur des normes internationales. 

 

La Direction des Enseignements et de la Vie Etudiante (DEVE) est chargée d’assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des 3000 étudiants que compte l’établissement, la gestion de l’ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation (20 mentions de master, 11 formations doctorales thématiques et 1 diplôme d’établissement),  et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation et les stages,  l’accompagnement des étudiants en situation de handicap et la vie étudiante.

 

Le/la assistant·e administrative est placé·e sous l’autorité hiérarchique des responsables scientifiques.

Informations employeur

Afficher les informations

Niveau de recrutement : Assistant ingénieur (catégorie A)

 

BAP et emploi type : J3C44 – Assistant·e en gestion administrative
 

Niveau de rémunération :

  • Agents titulaires : rémunération statutaire et régime indemnitaire afférent (y compris complément indemnitaire annuel)
  • Agents contractuels : de 1948.26 € à 2542.73 € bruts mensuels selon profil et expérience (+prime de fin d’année)

 

Localisation du poste : Direction des Enseignements et de la Vie Etudiante / Master Savoirs en Société

54, boulevard Raspail – 75006 Paris

 

Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD d’un an renouvelable).

 

Poste à pourvoir immédiatement

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