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Assistant-e manager – Direction des Infrastructures- directeur et département Concertation et InformatioH/F

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DATE DE PUBLICATION27/12/2019 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURILE DE FRANCE MOBILITES / STIF CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Paris
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Rôle d’Ile-de-France mobilités :

Etablissement public dépendant de la fonction publique territoriale, Île-de-France Mobilités (ex STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au coeur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-RER, Métro, Tram, Bus…).

Présentation de la Direction :

La Direction des Infrastructures pilote les projets d’extension et de modernisation du réseau de transports collectifs francilien : création ou prolongement de ligne de tramway, réaménagement de pôles d’échanges, création de lignes de bus en site propre… La direction est donc chargée :

- Du suivi des projets d’infrastructures lourdes (métro et fer), dont le Grand Paris Express, et l’expertise technique de pôles,

- Du pilotage, en tant que maître d’ouvrage, de projets d’infrastructures de surface (tramway et BHNS) et de pôles,

- De l’entretien et la gestion du patrimoine des infrastructures fixes,

- De la conception et le déploiement de stratégies de concertation,

- De l’expertise technique des projets dans l’ensemble de leurs composantes (environnement, urbanisme, génie civil…),

- Du pilotage et du suivi du contrat de plan Etat-Région (CPER).

 

La direction est structurée autour de six départements :

- Trois départements « opérationnels » dédiés au pilotage des projets d’infrastructures ;

- Trois départements intervenant de manière transversale pour apporter une expertise thématique aux départements « opérationnels » : concertation, enquête publique, sécurité, urbanisme réglementaire, prévisions budgétaires, foncier...

 

Au sein de la direction des Infrastructures, le Département Concertation et Information est chargé de l’appui des départements « opérationnels » pour la concertation et la communication des projets. Cela consiste à concevoir la stratégie de concertation/ dialogue avec le public, piloter la communication lors des phases d’études et travaux pour les projets dont Ile-de-France Mobilités est maître d’ouvrage. Décembre 2019

Poste

Rattaché au Directeur des Infrastructures et à la cheffe du département Concertation et Information, l’Assistant-e manager leur apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers. Le ou la titulaire apporte en outre un appui à l’équipe des 5 chargés de mission du département Concertation et Information.

Activités :

A ce titre, il-elle assure pour le directeur et le département Concertation et Information :

  • • L’assistanat physique, téléphonique et par courriel,
  • • La gestion de l’agenda,
  • • L’organisation des réunions de la direction et des réunions des cadres du département,
  • • L’organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
  • • Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs des managers,
  • • Le classement et l’archivage de dossiers,
  • • L’animation de la GED : gestion des droits, archivage, organisation des dossiers
  • • La rédaction de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
  • • Le suivi des dossiers de la direction soumis au Conseil d''Administration, en lien avec le Secrétariat du Conseil
  • • Le suivi des tableaux d'activité en lien avec les chefs des départements
  • • Le suivi de dossiers particuliers confiés par le directeur
  • • L’organisation de réceptions et évènements, en lien avec des prestataires externes (séminaires, voeux…), notamment des événements liés à la vie des travaux des projets d’investissements : visites chantiers en interne et en externe. Il s’agira de :
  • o Solliciter, proposer et suivre les différents prestataires nécessaires à l’organisation logistique des événements (transporteurs, restaurateurs…) et le suivi budgétaire, les inscriptions …

 

o Suivre les EPI mutualisés de la direction, notamment pour le stockage et le nettoyage en lien avec les moyens généraux. * Décembre 2019 Réf : 397 Poste CIRIL : 1186

 

 

    • Traitement des tâches les plus urgentes,
    • Gestion des appels téléphoniques,
    • Gestion d’agendas,
    • Traitement du courrier et des parapheurs.

 

 

Il-elle prend une part active au réseau des assistant-e-s de l’établissement, et est amené/e à assurer l’intérim d’un-e autre Assistant-e durant ses absences, sur les missions suivantes :

Sous la responsabilité de la Cheffe de Département Concertation et Information, le titulaire participera aux missions de capitalisation du département et de la direction notamment :

• Assurer la mise à jour des fiches projets en lien avec les équipes projets et la Direction de la Communication et appuyer l’équipe sur le suivi des outils digitaux notamment le site internet institutionnel pour les pages (sous Word Press) concernant la Direction des Infrastructures ;

• Aider ou piloter la mise à jour de certains outils comme : le classeur des fiches élus, les cartographies des acteurs, le guide de la concertation sous InDesign ;

• Assurer le rassemblement des images chantiers périodiquement (sollicitation des équipes en interne et des opérateurs, recherche sur internet) ;

• Participer à l’alimentation de la médiathèque de la Direction de la Communication et la création de la banque d’images de la direction.

• Appuyer les chargés de mission pour le suivi des marchés publics (relecture des bons de commande et suivi de la procédure budgétaire).

Profil

Profil du-de la candidat- e :

Connaissances mobilisées :

  • • Techniques de secrétariat,
  • • Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers,
  • • Maîtrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
  • • Maîtrise des procédures administratives,
  • • Connaissance de l’environnement public,
  • • Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
  • • Classement et archivage,
  • • Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,
  • • Parfaite connaissance des interlocuteurs internes et externes,
  • • Notions d’organisation et de gestion du temps.
  • • Connaissances d’Indesign et Wordpress appréciées

 

Compétences requises :

  • • Initier,
  • • Coordonner,
  • • Organiser, gérer, anticiper,
  • • Évaluer des informations,
  • • Suivre un dossier en autonomie,
  • • Communiquer à l’oral et à l’écrit,
  • • S’adapter au changement,

Décembre 2019 Réf : 397 Poste CIRIL : 1186

 

 

  • • Faire preuve de fiabilité,
  • • Rendre compte,
  • • Faire preuve de réactivité,
  • • Garantir la confidentialité,
  • • Travailler en réseau.

 

Expérience :

  • • Confirmée dans le secteur public sur des fonctions d’assistanat de direction,
  • • Une appétence pour le secteur des transports et/ ou pour la communication projets appréciée.
  • • Une curiosité pour les outils numériques appréciée.

 

Conditions : emploi ouvert aux agents d’Ile-de-France Mobilités et aux fonctionnaires de catégorie B des trois fonctions publiques

Spécificité du poste : les postes d’assistant à titre exclusif comportant des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires, font l’objet d’une bonification indiciaire de 10 points.

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