ILE DE FRANCE MOBILITES / STIF

Assistant-e manager - Direction Générale H/F

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION 04/01/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR ILE DE FRANCE MOBILITES / STIF   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
Paris
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Rôle d’Ile-de-France mobilités :

 

Etablissement public administratif, régie par le code des collectivités territoriales, Île-de-France Mobilités (ex STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

                                                                                                       

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

 

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

Poste

Assistant-e manager - Direction Générale - Poste de catégorie B

Présentation de la Direction Générale :

 

La Direction Générale est composée du Directeur Général et des Directeurs Généraux Adjoints, ainsi que d’un pôle d’assistants de direction composée de 3 agents.

 

Chaque assistant a comme référent un membre de la direction générale, mais assure la mission d’assistant auprès de tous les membres de la direction générale : notamment, il sera amené à assurer l’interim des autres membres du pôle, et il pourra se voir attribuer des missions permanentes pour tous les membres de la direction générale (accueil téléphonique, accueil des RDV, préparation de réunions et de dossiers, collecte des éléments nécessaires,). L’assistant ayant comme référent le Directeur Général a pour mission d’assurer la coordination des interims et des missions partagées.

 

 

  • Position de la direction générale au sein de l’organisation :

Dans le cadre de la nouvelle organisation d’Ile-de-France Mobilités (anciennement STIF), la direction générale dirige l’ensemble des équipes.

 

 

  • Présentation des missions de la direction :

 

La Direction Générale donne les orientations stratégiques, fait le lien entre les services et la Présidente, donne les arbitrages sur tous les sujets qu’elle n’a pas déléguée aux directeurs. Elle est en contact permanent avec la direction générale des opérateurs de transports, des collectivités territoriales, des différents organes gouvernementaux et étatiques, et a aussi des relations avec des institutions internationales. Elle est aussi en contact permanent avec les principaux élus du territoire francilien.

 

 

Présentation du poste :

 

L’Assistant-e de catégorie B apporte une aide permanente aux membres de la direction générale en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers.                     

 

A ce titre, il-elle assure :

 

  • L’accueil physique, téléphonique et par courriel,
  • La gestion de l’agenda,
  • L’organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
  • Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs du manager,
  • Le classement et l’archivage de dossiers,
  • La rédaction de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
  • Le suivi de dossiers particuliers suivis par les membres de la direction générale,
  • L’intérim des autres assistants du pôle d’assistants de la direction générale durant leurs absences.

Il-elle prend une part active au réseau des assistant-e-s de l’établissement.

 

Peuvent aussi lui être confiés :

  • L’enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
  • L’organisation de réceptions et évènements, en lien avec des prestataires externes (séminaires, vœux…),

Profil

Connaissances mobilisées :

Techniques de secrétariat,

Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers,

Maîtrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,

Maîtrise des procédures administratives,

Connaissance de l’environnement public,

Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,

Classement et archivage,

Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,

Parfaite connaissance des interlocuteurs internes et externes,

Notions d’organisation et de gestion du temps.

Compétences requises :

Initier,

Coordonner,

Organiser, gérer, anticiper,

Evaluer des informations,

Suivre un dossier en autonomie,

Communiquer à l’oral et à l’écrit,

S’adapter au changement,

Faire preuve de fiabilité,

Rendre compte,

Faire preuve de réactivité,

Garantir la confidentialité,

Travailler en réseau.  

Expérience :

Confirmée dans le secteur public sur des fonctions d’assistanat de direction,

Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.            

Conditions : emploi ouvert aux fonctionnaires de catégorie B des trois fonctions publiques.

Spécificité du poste : les postes d’assistant à titre exclusif comportant des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires, font l’objet d’une bonification indiciaire de 10 points.

Informations employeur

Afficher les informations

Adresser CV et lettre de motivation à l’attention du Directeur Général en précisant la référence FPOST1962018 par mail sur la page carrière (https://www.recrutement.iledefrance-mobilites.fr/emplois/secretariat-assistanat-fr/352-assistant-manager-h-f-fr/) ou par courrier (Ile-de-France Mobilités 41, rue de Châteaudun 75009 PARIS).

Les cookies assurent le bon fonctionnnement de nos sites et services.
En utilisant ces derniers, vous acceptez l’utilisation des cookies.

OK