Assistant-e Manager h/f

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DATE DE PUBLICATION14/01/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURILE DE FRANCE MOBILITES / STIF CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Paris
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Rôle d'Ile-de-France mobilités :
Etablissement public administratif, Île-de-France Mobilités (ex STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.
Au coeur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures...), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.
Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l'exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l'ensemble des transports d'Île-de-France (Train-Rer, Métro, Tram, Bus...).

Poste

Poste à pourvoir : Assistant-e Manager - Direction de la communication - Poste de catégorie B

Présentation de la Direction :
La Direction de la communication est en charge de faire connaitre les missions et les actions d'Ile-de-France Mobilités ainsi que ses services à destination des voyageurs et faire rayonner l'image et la réputation d'Ile-de-France Mobilités.
Ses missions consistent plus particulièrement à .
• Définir et mettre en oeuvre la stratégie et les campagnes de communication de l'établissement (évènements, campagnes de promotion des marques, campagnes presse et médias...)
Concevoir et diffuser les contenus pour le compte des sites internet, des supports de communication et des réseaux sociaux (Twitter, Facebook)
Présentation du poste :
L'Assistant-e manager de catégorie B apporte une aide permanente au manager et à l'équipe en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.
Activités :
A ce titre, il-elle assure .
• L'assistanat physique, téléphonique et par courriel,
• La gestion de l'agenda,
• L'organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
• Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs du manager,
• Le classement et l'archivage de dossiers,
• La rédaction de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
• Le suivi de dossiers particuliers confiés par le directeur.
II-elle prend une part active au réseau des assistant-e-s de l'établissement.
Peuvent aussi lui être confiés :
• L'enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
• Le suivi d'un budget spécifique,
• Le suivi des marchés et conventions en lien avec le département finances et contrôle de gestion,
• L'organisation de réceptions et évènements, en lien avec des prestataires externes (séminaires, voeux...),
• L'intérim d'un-e autre Assistant-e durant ses absences, sur les missions suivantes : Traitement des tâches les plus urgentes, Gestion des appels téléphoniques, Gestion d'agendas, Traitement du courrier et des parapheurs.

Profil

Profil du-de la candidat- e :
Connaissances mobilisées :
• Techniques de secrétariat,
• Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers,
• Maîtrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
• Maîtrise des procédures administratives,
• Connaissance de l'environnement public,
• Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
• Classement et archivage,
• Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
• Parfaite connaissance des interlocuteurs internes et externes,
• Notions d'organisation et de gestion du temps.


Compétences requises :
• Initier,
• Coordonner,
• Organiser, gérer, anticiper,
• Evaluer des informations,
• Suivre un dossier en autonomie,
• Communiquer à l'oral et à l'écrit,
• S'adapter au changement,
• Faire preuve de fiabilité,
• Rendre compte,
• Faire preuve de réactivité,
• Garantir la confidentialité,
• Travailler en réseau.


Expérience :
• Confirmée dans le secteur public sur des fonctions d'assistanat de direction
• Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.
Conditions : emploi ouvert uniquement aux fonctionnaires de catégorie B des trois fonctions publiques.
Spécificité du poste : les postes d'assistant à titre exclusif comportant des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires, font l'objet d'une bonification indiciaire de 10 points.

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