Assistant-e manager

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DATE DE PUBLICATION21/02/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire
RECRUTEURILE DE FRANCE MOBILITES / STIF CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

 

Etablissement dépendant de la fonction publique territoriale, Île-de-France Mobilités (anciennement STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Francilien

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-Rer, Métro, Tram, Bus…).

Poste

Dans le cadre de la nouvelle organisation d'Ile-de-France Mobilités (anciennement STIF), le Département management de projet et expertises est l'un des départements composant la Direction des infrastructures

Ce département a en charge l’appui aux départements de la direction dans la conduite des projets d’infrastructures dans les composantes environnementales, urbanistiques, techniques, sécuritaires, financières et juridiques. Le département veille également au maintien du niveau de sécurité des infrastructures en phase d’exploitation pour le compte de la DGA Exploitation d’Ile-de-France Mobilités. Il anime et formalise par ailleurs au sein de la direction les démarches de capitalisation et d’homogénéisation des méthodes et process de gestion de projet et de maîtrise d’ouvrage.

Ses missions consistent plus particulièrement à :

  • Assurer l’expertise et le support technique des projets (géotechnique, génie civil, environnement…),
  • Assurer la gestion des procédures réglementaires de sécurité des transports guidés (STPG),
  • Assurer la gestion des procédures réglementaires en urbanisme et en environnement,
  • Assurer la sécurité juridique des procédures nécessaires à la bonne réalisation des projets,
  • Assurer le suivi général de la programmation des projets (CPER), de leur avancement et de leur instruction,
  • Assurer le suivi et l’élaboration et suivi administratif des conventions de financement des projets de la direction,
  • Coordonner l’élaboration et le suivi de la réalisation du budget de la direction, en lien avec la direction finances, achats et contrats,
  • Animer et formaliser une démarche de capitalisation et d’homogénéisation des méthodes et process de gestion de projet et de maîtrise d’ouvrage,
  • Assurer le suivi des commandes, des factures et de l’exécution financière relatif aux projets de la direction en lien avec la direction finances, achats et contrats,
  • Accompagner de(s) projet(s) dans ses phases décisionnelles : présentation des dossiers au conseil d’Ile-de-France Mobilités notamment.

Activités : 

Sous la responsabilité hiérarchique du chef de département management de projet et expertises, l’Assistant-e a en charge du secrétariat du département.

Ses missions consistent plus particulièrement à 

  • L’accueil physique, téléphonique et par courriel du secrétariat du département,
  • La gestion de l’agenda du chef de département et de son adjointe,
  • L’organisation et la préparation de réunions multipartenaires en lien avec les assistantes des autres directions et/ou avec les partenaires externes.
  • Le traitement, le suivi et la répartition du courrier et des parapheurs pour le département,
  • La relecture et la mise en forme des courriers
  • Le classement et l’archivage de dossiers,
  • Le travail en réseau avec l’ensemble des assistantes de l’établissement,
  • L’appui pour le suivi administratif de certaines missions financières (mise en signature des conventions, affectation des factures,)
  • La préparation et la mise en forme de tableaux de bord et de reporting
  • L’intérim de l’Assistant-e du directeur des Infrastructures, durant ses absences, sur les missions suivantes : accueil physique, gestion des appels téléphoniques du directeur, gestion de l’agenda du directeur, traitement du courrier et des parapheurs.

Profil

Expérience :

  • Confirmée sur des fonctions d’assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public
  • Une appétence pour le secteur des transports et des conventions de financement serait appréciée.

Conditions : emploi ouvert uniquement aux fonctionnaires de catégorie C des trois fonctions publiques

Connaissances mobilisées :

  • Techniques de secrétariat,
  • Bonne connaissance des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
  • Bonne connaissance des procédures administratives,
  • Connaissance de l’environnement public,
  • Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
  • Classement et archivage,
  • Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
  • Notions d’organisation et de gestion du temps.

Compétences requises :

  • Organiser, gérer, anticiper,
  • Evaluer des informations,
  • Communiquer à l’oral et à l’écrit,
  • S’adapter au changement,
  • Faire preuve de fiabilité,
  • Rendre compte,
  • Faire preuve de réactivité,
  • Garantir la confidentialité,
  • Travailler en réseau.

Informations employeur

Afficher les informations

 

Adresser CV et lettre de motivation :

À l’attention de Monsieur le Directeur Général par mail sous référence FPOST2122019 https://www.recrutement.iledefrance-mobilites.fr/emplois/secretariat-assistanat-fr/607-assistant-e-manager-h-f-fr/ ou par courrier (Île-de-France Mobilités, 41, rue de Châteaudun, 75009 PARIS).

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