Assistant(e) Médico-administratif(ve) Secrétariat Hospitalisation 3A (H/F)

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

L'ÉTABLISSEMENT :
Qui sommes-nous ?
Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l'Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent.
L'ensemble des sites est doté d'équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d'exceller dans votre spécialité.
Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l'Allemagne et est desservi par l'aéroport de Bâle et une gare TGV.
Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d'un patrimoine culturel et gastronomique riche.
Nos avantages :
- Crèche dédiée à l'établissement
- CGOS + Amicale du personnel
- Self d'entreprise
- Association sportive
- Évènements festifs
- Ateliers bien-être
En chiffres :
- 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes)
- 1200 lits et 600 places en EHPAD
- 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie
- 95 000 passages aux urgences
- 125 000 admissions en hospitalisation
- 2800 naissances
Fidèle à nos valeurs d'égalité des chances et de diversité, notre établissement est handi-accueillant et met en oeuvre des actions concrètes pour accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap.
LE POSTE :
Le poste
La secrétaire assure les missions des secrétariats d'hospitalisation.
Elle traite et coordonne les opérations et les informations médico-administratives du patient en collaboration avec les services administratifs, les soignants et les médecins.
Elle travaille en équipe avec l'ensemble des collègues de ces services.

Le service
Rattachement hiérarchique :
Niveau 1 : la secrétaire référente de secteur
Niveau 2 : la responsable des secrétariats médicaux du secteur
Niveau 3 : la Directrice des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique
Relations professionnelles :
Au sein du service : l'ensemble du personnel médical et soignant.
Au sein de l'établissement : médecins, soignants, paramédicaux, autres services médicaux, bureaux des admissions, et services administratifs.
En dehors de l'établissement : autres établissements de santé, relations avec la ville.

Les conditions de travail
Horaires : Temps de travail journalier: 7h30 - Amplitude horaire: 8h15 - horaires coupés ou continus selon les plannings prévus et l'activité du service avec une amplitude de 8h00 à 18h00
Exigences organisationnelles et relationnelles : dépassements d'horaires éventuels, contact public, travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues, exigence d'un accueil de qualité des patients, polyvalence sur les différentes tâches, savoir évoluer en même temps que le métier évolue
Matériels et outils utilisés : outils informatiques, utilisation des logiciels DPI, Traça DPP, Dict, Excel, Word, Evoluance, outlook, téléphone, copieurs, fax, plannings, PFM.
Activités
Accueil physique
* Accueil physique des patients hospitalisés, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.
Accueil téléphonique
* Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants, et des services de l'HNFC.
* Gestion des appels téléphoniques des services concernés : prise de messages avec transmissions aux personnes concernées.
Gestion des sorties
* Assurer le suivi des patients à l'issue de l'hospitalisation.
* Traitement des demandes des médecins en matière de soins : RDV futurs, copies.
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Programmation
* Programmer des interventions, des consultations et hospitalisations.
Gestion des dossiers
* gestion du dossier du patient hospitalisé : importation des documents dans le DPI
Courriers
* Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux
* Traitement des courriers : copies et envoi des CR
Tâches administratives
* Préparation des RCP pour le service de chirurgie digestive
* Préparation et participation éventuelles à des réunions
* Retranscription des tableaux de garde établis par les médecins
* Reproduction de documents
* Gestion des fournitures de bureau
* Gestion des fax, du courrier (tri et distribution)
* Commandes de fournitures et imprimés.
PROFIL RECHERCHÉ :
Vos diplômes
BAC science médico-sociale
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
Prérequis
Connaissance de la bureautique
Connaissance de l'environnement médical
Connaissance des règles de confidentialité et du secret médical
Utilisation des outils bureautiques et des logiciels métiers
Technicité en secrétariat (frappe, orthographe, terminologie médicale)
Gestion des priorités
Aptitudes
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau